DLP-системы – что это такое и как это работает

Информатизация и цифровизация всех процессов жизнедеятельности – это основной тренд последних лет. При условии, что каждая из областей переходит в цифровой формат и становится более мобильной, возникает необходимость в обеспечении такого же мобильного, современного, подходящего под требование времени контура защиты информации. Одним из представителей такого продвинутого подхода к информационной безопасности являются DLP-системы.

Что такое DLP-система? DLP-система – это специализированное программное обеспечение, которое направлено на мониторинг и анализ всего движения информации внутри компании, а также своевременного реагирования и пресечения опасных инцидентов утечки данных. Популярной функцией DLP-систем также является мониторинг рабочего времени сотрудников и предоставление инструментов оценки их эффективности. Эти две функции в целом обеспечивают весь контур информационной безопасности внутри предприятия.

Защита данных в DLP-системах: три состояния информации

DLP-системы обеспечивают защиту информации на всех этапах ее жизненного цикла, включая три ключевых состояния: используемые данные, данные в движении и данные в покое.

1. Используемые данные (Data in Use)

Это информация, к которой осуществляется активный доступ для работы предприятия. Уязвимости могут возникать в процессе ее чтения, обновления или удаления. Недостаточная защита используемых данных может привести к утечкам информации или несанкционированному доступу.

2. Данные в движении (Data in Transit)

Этот тип данных перемещается внутри сети, между базами данных или за пределы организации. Основные риски связаны с передачей конфиденциальной информации на личные email-адреса, облачные хранилища или через незащищенные каналы связи. DLP-системы предотвращают такие утечки, контролируя потоки данных и блокируя несанкционированную передачу.

3. Данные в покое (Data at Rest)

Это информация, хранящаяся в заархивированном или неактивном состоянии. Такие данные реже используются, но их защита критически важна, поскольку компрометация хранилищ может привести к утрате стратегически важных сведений. DLP-системы обеспечивают контроль доступа и максимальную сохранность архивированных данных.

Во всех трех состояниях информация может носить конфиденциальный характер – это данные, доступ к которым строго регламентирован, а их утечка может негативно сказаться на репутации и финансовом положении компании. К ним относятся:

• Персональные данные сотрудников.
• Коммерческая и государственная тайна.
• Финансовая и стратегическая информация.

DLP-системы обеспечивают комплексную защиту конфиденциальной информации, предотвращая утечки и регулируя доступ к критически важным данным, что повышает общий уровень безопасности предприятия.

Задачи DLP-системы

Какие основные задачи решает DLP-система? В общем можно выделить две группы задач:

• Информационная безопасность.
• Экономическая безопасность.

Обеспечение информационной безопасности включает в себя полный цикл защиты конфиденциальных данных от любого из видов рисков: утечки, инсайдерства, непреднамеренной передачи, порчи, нецелевого использования, репутационных рисков и так далее. В DLP-системах весь оборот конфиденциальной информации фиксируется и анализируется на предмет возможных рисков для предприятия.

Экономическая безопасность касается мониторинга и оценки сетевой активности персонала на рабочем месте с целью выявления нецелевой растраты рабочего времени и корпоративных ресурсов. Также сюда относится предотвращение потенциального ущерба компании, который наступит в случае утечки конфиденциальных данных. 

Основные выгоды от использования DLP-системы:

• значительное снижение возможных финансовых потерь в результате утечки конфиденциальной информации компании;
• выявление нецелевого использования корпоративных ресурсов сотрудниками;
• снижение репутационных и имиджевых рисков, связанных с утечкой информации;
• выявление нелояльной категории сотрудников, которые могут негативно влиять на работу компании;
• расследование инцидентов информационной безопасности и выявление каналов утечки информации;
• оптимизация бизнес-процессов в соответствии с выявленными проблемами.

Цели использования DLP-систем

Проблема информационной безопасности современного предприятия стоит очень остро. Сейчас подход к осуществляемым бизнес-процессам изменился, появилось больше объектов инфраструктуры, которые используются в работе, но не находятся прямо в контуре информационной безопасности и защиты. Например, облачные сервисы, удаленные рабочие места, эксплуатация большого количества соцсетей и мессенджеров и так далее. Из-за этого утечки информации стали более вероятными, а расследование инцидентов информационной безопасности – трудоемким и сложным процессом.

Основной целью использования DLP-систем в таком случае является предотвращение любого инцидента по нерелевантному использованию конфиденциальной информации независимо от причины и источника возникновения угрозы безопасности.

Как работает DLP-система?

Как правило алгоритм работы DLP-систем можно разделить на четыре этапа: перехват и получение информации, транспортировка ее в базу данных для хранения, индексирование всего массива данных и конечный анализ.

Первый этап, перехват и получение информации из максимального количества источников и в максимальном количестве форматов, соответственно тому, какие используются предприятием. Качественным показателем в этом случае является использование большего количества источников информации, и развитые DLP-системы могут перехватывать информацию по всем основным каналам связи, используемым предприятием:

• Внутренним и внешним почтовым службам (MS Outlook, Thunderbird, yahoo.com, gmail.com и т.д.).
• Передаче файлов через FTP/FTPS, HTTP/HTTPS, SSL для POP3, SMTP.
• Сообщения в мессенджерах типа ICQ, Google Talk, Yahoo! Messenger, Viber, Skype, Telegram и других.
• Управление содержимого баз данных PostgreSQL, MySQL, SQLite, Microsoft SQL Server, IBM и других.
• Печать и копирование информации на локальных и сетевых принтерах и сканерах.
• Аудио, видеозаписи рабочего компьютера, скриншотов с экрана ПК.

После перехвата весь объем данных отправляется в базу данных (БД) и индексируется. Индексация – это присвоение уникального поискового атрибута (индекса) объекту данных для ускорения дальнейшего поиска его в БД.

Последний этап – это анализ. DLP-системы используют разнообразный способ анализа перехваченных данных. И, как и в аналогии с количеством источников для перехвата, чем более разнообразные возможности анализа присутствуют в системе, тем объемнее и надежнее будет защита информации в общем. Чаще всего применяется четыре вида анализа: контентный, атрибутивный, статистический, событийный. Рассмотрим подробнее.

Контентный – это анализ текстового содержимого с учетом морфологии и транслитерации языка (по словам, словосочетаниям, фразам).

Атрибутивный – анализ на основании атрибутов носителей информации (устройств, документов, файлов).

Событийный – анализ, который реализуется при осуществлении заранее оговоренного события (запуск приложения, переход на сайт, попытка получить доступ к запароленной информации и так далее);

Статистический – по мере достижения какого-то объема событий (числа посещений сайта, количества переданных писем в день и так далее).

Как выбрать DLP-систему?

Еще несколько лет назад считалось, что использование DLP-систем доступно только для крупных предприятий. Основным аргументом в применении был масштаб, сложность в управлении и организации внутрикорпоративных процессов. Но сейчас мнение изменилось. Применение DLP-систем сегодня обусловлено не размером компании, а внутренними процессами обмена информации, потребностью в обеспечении надежного контура защиты данных, участившимися случаями утечек и большим количеством источников угроз ИБ. Возникла потребность в гибком доступном софте с большим функционалом. Чтобы выбрать DLP-систему для предприятия, необходимо ответить на несколько вопросов:

• Какое количество каналов коммуникации вам необходимо контролировать?

Предприятие должно определиться, какие каналы связи используются во время рабочего времени, какие из них могут являться потенциальной угрозой для ИБ, какие – источник нецелевых трат рабочего времени для персонала.

• Какие инструменты предлагает ПО? Какие аналитические возможности существуют?

Ограничена ли DLP-система только функцией мониторинга информации или есть еще модуль аналитики, реагирования и пресечения инцидентов.

• Какие технические характеристики требуются для установки софта по безопасности?​

Перед установкой DLP-системы необходимо удостовериться, что нет системных ограничений для этого типа ПО, выяснить потребуется ли покупка дополнительного оборудования или мощностей.

• Надежность вендора и качество коммуникации. Нужна ли техподдержка?

Исследуйте надежность поставщика программного обеспечения. Какие есть отзывы об их работе и продукте? Есть ли лицензии и сертификаты на предоставление таких услуг? Получите презентацию продукта, и, при наличии такой опции, запросите тестовый период использования ПО. Также стоит обратить внимание на обратную связь со стороны компании. Не оставят ли вас один на один с новым софтом? Обратите внимание и на то, насколько оперативно и грамотно работает отдел техподдержки.

• Нужна ли подготовка персонала предварительно, будут ли дополнительные затраты на расширение штата под обслуживание ПО?

С помощью консультантов оцените масштабы внедрения ПО. Кроме технических запросов под эксплуатацию, выясните, есть ли необходимость подготовить штат сотрудников безопасности для обслуживания и настроек софта, как будет происходить обучение и подстраховка действующего персонала и в какие финансовые и трудовые затраты это выльется.

• И, конечно, стоимость продукта с учетом всех потребностей. Какой срок покупки лицензии интересует?

Еще один немаловажный пункт при выборе DLP-системы.

Целесообразность приобретения DLP-системы

Целесообразность приобретения DLP-системы каждая компания определяет для себя сама. Сюда входит комплекс факторов: необходимость решить проблемы с информационной безопасностью, потребность в автоматизации систем защиты и работы отдела безопасности, наличие большого количества конфиденциальных, чувствительных данных, которые необходимо защищать, предыдущие прецеденты с охраной и так далее. Немаловажным фактором становится и стоимость ПО, а также количество сотрудников, которые работают в компании.

Каждый из этих факторов оценивается компанией индивидуально. Можно только сказать, что без обеспечения информационной безопасности сегодня невозможно развитие ни одного бизнеса.

Что влияет на стоимость DLP-системы

Стоимость программного обеспечения такого типа может зависеть от самой модели предложения продукта поставщиком: как единый продукт (за весь функционал) либо модульно (каждая компания-вендор определяет для себя приоритетный пакет услуг и за него платит). Также на стоимость DLP-системы может повлиять срок использования, заложенный в ПО (на все время, либо ограничен периодом), и количество сопутствующих услуг и техподдержки.

Роль DLP-систем в бизнес-процессах

DLP-системы – это не только инструмент кибербезопасности, но и мощный механизм оптимизации бизнес-процессов. Их основная задача – предотвращение утечек конфиденциальных данных, что позволяет минимизировать репутационные и финансовые риски. Однако возможности DLP не ограничиваются защитой информации.

Оптимизация бизнес-процессов через DLP-систему:

• Анализ безопасности и корректировка процессов

DLP-системы помогают оценить эффективность текущих мер защиты, выявлять уязвимости и вносить коррективы в политику безопасности. Это делает их не просто средством защиты, а инструментом стратегического управления информационной безопасностью.

• Архив бизнес-коммуникаций

Для удобной работы с архивами данных DLP-система предлагает интуитивно понятный интерфейс, расширенный поиск и инструменты просмотра документов. Это облегчает расследование инцидентов и анализ уязвимостей, которые привели к утечке данных.

• Выявление инсайдерских угроз

DLP-системы мониторят широкий спектр коммуникационных каналов, анализируют передаваемые данные и предотвращают несанкционированные утечки конфиденциальной информации. Они способны распознавать конфиденциальные документы, отслеживать взаимодействие сотрудников и выявлять потенциальные угрозы.

• Повышение эффективности работы службы безопасности

Современные DLP-решения автоматизируют контроль за информационной безопасностью предприятия, снижая нагрузку на сотрудников отдела безопасности. В этом помогают функции:

1. настройка гибких правил безопасности, в соответствии с уникальными потребностями каждой компании;
2. система оповещения об инцидентах в реальном времени;
3. автоматизированные отчеты и аналитические панели.

• Управление репутационными рисками и контроль лояльности сотрудников

DLP-системы помогает отслеживать корпоративную культуру, выявлять антикорпоративные настроения и минимизировать риски репутационных атак.

• Контроль продуктивности сотрудников

Системы безопасности позволяют анализировать использование рабочего времени, мониторить сетевую активность и оценивать влияние различных ресурсов (социальных сетей, мессенджеров и пр.) на эффективность работы.

Современные DLP-системы — это не просто защита данных, а универсальный инструмент для управления рисками, анализа бизнес-процессов и повышения эффективности компании. Они обеспечивают комплексный подход к информационной безопасности и позволяют топ-менеджменту принимать взвешенные решения в области кадровой политики, конкурентной стратегии и ресурсного планирования.

Рынок DLP-систем

Рынок DLP-систем за последние годы получил значительный толчок роста. Во многом такому повышенному вниманию помогли глобальные процессы, которые происходили во многих странах в 2019-2024 годах: пандемия COVID-19, финансовый кризис, всеобщая цифровизация экономики и переход на смешанный или удаленный формат работы. Повлиял также высокий уровень проникновения в сеть Интернет, появление зависимости многих бизнесов и частных лиц от наличия такой услуги и многое другое. На рынке возникла реальная потребность в обеспечении безопасности информации при наличии множественных источников угрозы.

Уже к 2023 году рынок средств предотвращения потери данных оценивался в 3,4 млрд долларов. При этом, согласно прогнозу экспертов, возникнет устойчивая положительная тенденция роста на 20-22% каждый год. Поэтому уже к 2028 году рынок DLP-систем достигнет 8,9 млрд долларов. А при интенсификации роста охвата услугой до 25-29% в год в 2030 году капитализация DLP составит 31-32,5 млрд долларов.

Свои продукты в DLP-системах представлены во всех регионах мира: Северной Америке (США, Канада), Европе (Великобритания, Германия, Франция, Италия, Испания, Россия), Азиатско-Тихоокеанском регионе (Китай, Япония, Индия, Австралия, Южная Корея), странах Латинской Америки, Ближнего Востока, Африки. Основные игроки на рынке DLP-систем относятся к трем странам: США (IBM, Palo Alto Networks, Microsoft, McAfee), Японии (Trend Micro) и России (InfoWatch, Falcongaze).

Конечно, как и любой продукт, особенно в сфере программного обеспечения, у DLP-систем есть свои преимущества и недостатки. Посмотрим подробнее.

Преимущества и недостатки DLP-систем

К преимуществам относятся:

• обеспечение безопасного контура учета и обмена конфиденциальной информацией на предприятии;
• контроль сотрудников и их эффективности;
• предотвращение утечек данных и своевременное реагирование на возникшие инциденты;
• обеспечение соблюдения законодательства и стандартов кибербезопасности;
• индивидуализация под потребность компании правил цифровой безопасности и реагирования на них;
• система как инструмент аналитики и отчетности области обеспечения информационной безопасностью и аналитикой.

К минусам относятся:

• нарушение бизнес-процессов и систем при неправильной настройке DLP;
• сложность настройки и управления (для некоторых продуктов);
• дополнительные затраты на оборудование, услуги облачных хранилищ.

Законодательная база по использованию систем безопасности

Режим использования систем безопасности информации на предприятии определен в рамках федерального и местного законодательства. Одним из основных является Федеральный закон №152 «О персональных данных» от 27.07.2006 г. В нем определяется понятие «персональные данные», уточняется статус данных, которые подлежат охране и формируется зона ответственности для физических и юридических лиц за их разглашение. Согласно последнему обновлению 2024 года, ФЗ №152 вводит административную, гражданско-правовую и уголовную ответственности за разглашение данных. Так, нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах, обработка данных в не установленном законом порядке и использование этих данных не по назначению караются штрафами в размере от 1 000 руб. для физлиц и до 50 000 руб. для юрлиц. Обработка персональных данных без согласия гражданина приведет к наложению штрафа в размере от 3 000 руб. до 75 000 руб. В случае если оператор персональных данных не опубликовал информацию и не обеспечил доступ к документу, в котором прописаны все условия использования персональных данных или сведения о реализуемых требованиях, ему будет вынесено предупреждение или выписан административный штраф от 700 руб. для физлиц до 30 000 руб. для юрлиц.

Возможность мониторинга качественных и количественных показателей работы сотрудника, в том числе с помощью специализированного программного обеспечения типа DLP зафиксирована в Трудовом Кодексе РФ. Согласно статье 21 ТК РФ «Основные права и обязанности работника», сотрудник обязан качественно и добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. А согласно 1 части статьи 22 «Права работодателя» работодатель имеет право контролировать выполнение работником своих должностных обязанностей.

DLP-системы позволяют выполнить требования Постановления от 17.11.2007 г. №781 «Об утверждении положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», где говорится: «При обработке персональных данных в информационной системе должно быть обеспечено:

• проведение мероприятий, направленных на предотвращение несанкционированного доступа к персональным данным и (или) передачи их лицам, не имеющим права доступа к такой информации;
• своевременное обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным;…».

Исходя из вышесказанного, можно утверждать, что использование DLP-системы не только обеспечивает выполнение законодательных предписаний, но и снижает вероятность возникновения ситуаций, повлекших разного рода ответственность лиц и компаний.