Учёт рабочего времени и система учёта рабочего времени (СУРВ)

Современные бизнес-реалии, где классическая работа соседствует с удаленной работой и цифровым взаимодействием, вопрос эффективного управления персоналом как никогда актуален. Одним из современных решений являются системы учета рабочего времени. Исследуем эту тему подробнее.

Что такое система учета рабочего времени?

В своей основе система учета рабочего времени (СУРВ) — это специализированное технологическое решение, предназначенное для записи и анализа того, как сотрудник использует свои рабочие часы. Такие системы не являются простым линейным журналом учета начала и конца работы. 

Это настоящие программные комплексы, которые фиксируют данные об активности за рабочим компьютером, использовании приложений, посещении веб-сайтов, работе над конкретными проектами, цифровую коммуникацию. На основе этой информации система обеспечивает объективную, основанную на подтвержденных данных, оценку не только фактического времени, проведенного сотрудником на службе, но и общую его эффективность. 

Основная цель систем учета рабочего времени — не просто контроль, а оптимизация работы персонала по загруженности, вовлеченности, удобству, эффективности и получение инсайтов, которые двигают интеллектуальные бизнес-решения и улучшают существующие процессы.

Обязанность вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, установлена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. 

Рабочее время: определение, виды и способы учета

Рассмотрим понятие «рабочее время», которое в свою очередь состоит из время работы и время перерывов.

Оно состоит из:

• времени подготовки начала и окончания работы;
• оперативного времени выполнения трудовых обязанностей;
• вспомогательного времени, затрачиваемого на дополнительные действия, которые обеспечивают выполнение трудовых обязанностей;
  времени обслуживания рабочего места.

Виды учета рабочего времени

Вид учета рабочего времени зависит от учетного периода, выбранного в организации, структурном подразделении или применяемого к той или иной штатной единице. Он устанавливается во внутреннем документе организации — Правилах внутреннего трудового распорядка. Чаще всего используются следующие виды.

Существует два вида учета рабочего времени в зависимости от степени автоматизации процесса:

• ручной, где фиксация времени происходит вручную, через физические табели учета или с помощью аппаратных средств контроля доступа;
• автоматизированный с помощью специализированного программного обеспечения.

В современных условиях ведения бизнеса слишком дорого использовать ручной труд. Компании стремятся применять больше программных решений. При их использовании выполнение всех этапов учета рабочего времени (см. схему ниже) происходит практически автоматически и гораздо быстрее, человек в такой системе выполняет функцию оператора генерации данных.

К тому же с учетом распространения и законодательного закрепления в ТК РФ дистанционного (удаленного) и гибридного (комбинированного) режимов работы следить за соблюдением трудовой дисциплины стало сложнее, а автоматизированный учет более универсальный, и не привязан к физическому нахождению сотрудника на территории предприятия.

Способы учета рабочего времени

Рассмотрим некоторые способы учета рабочего времени.

Учет рабочего времени по отметкам прибытия и убытия. 

Это один из наиболее распространенных и исторически сложившихся способов контроля. Ранее для этого использовались табели, журналы или специальные формы, где фиксировались приход и уход сотрудника.

Современные технологии позволили перевести этот способ в цифровой формат — например, через системы контроля и управления доступом (СКУД), где время регистрируется автоматически при использовании пропуска, жетона или биометрического идентификатора. Подобный функционал интегрирован и в популярные CRM- и HRM-платформы, например, в Битрикс24, что делает учет прозрачным и доступным в режиме онлайн.

Преимущества: простота внедрения, автоматизация фиксации данных.

Недостатки: не отражает фактическую продуктивность и содержание работы.

Учет рабочего времени по нормативам

Такой метод применяется, если в компании установлены нормы времени на выполнение определенных операций или проектов. Он особенно востребован на производственных предприятиях, где важно контролировать соблюдение технологических регламентов и плановых показателей.

Этот подход позволяет соотносить фактические затраты времени с установленными нормами и выявлять зоны неэффективности, перегрузки или простоя.

Преимущества: высокая точность расчетов, возможность планирования загрузки.

Недостатки: требует постоянного обновления нормативной базы и учета индивидуальных особенностей труда.

Фото- и видеофиксация рабочего времени

Метод применяется преимущественно в организациях с повышенным уровнем риска и ответственности: на промышленных объектах, в банках, ювелирных салонах и других местах, где требуется строгий контроль доступа. Фото- и видеоотчет рабочего дня фиксирует присутствие сотрудника, соблюдение правил безопасности и трудовой дисциплины.

Современные решения позволяют вести такой учет автоматически, без постоянного участия человека.

Преимущества: повышенная прозрачность и безопасность.

Недостатки: высокие требования к защите персональных данных и техническому обслуживанию оборудования.

Биометрический учет рабочего времени

Современные биометрические системы идентифицируют сотрудника по отпечаткам пальцев, геометрии лица или сетчатке глаза. Этот способ практически исключает ошибки и подмену данных.

Биометрический учет широко применяется на предприятиях с высокой степенью безопасности, а также для разграничения доступа сотрудников разных уровней.

Преимущества: точность, невозможность фальсификации данных, интеграция с СКУД.

Недостатки: необходимость соблюдения законодательства о персональных данных (ФЗ-152), затраты на внедрение и обслуживание.

Бухгалтерские программы с модулем учета времени

Во многих компаниях учет рабочего времени встроен в комплекс бухгалтерских программ, где он реализован совместно с кадровым учетом, расчетом заработной платы, налоговым и складским учетом.

Такой подход позволяет консолидировать данные и сократить административные издержки. Система автоматически формирует табели, отчеты и аналитические сводки.

Преимущества: комплексность, автоматизация документооборота.

Недостатки: ограниченные аналитические возможности без подключения HR-модулей.

CRM-системы и платформы управления задачами

Современные CRM (Customer Relationship Management)-системы позволяют вести не только клиентские базы, но и учет времени сотрудников.

Инструменты планирования задач, календарей и тайм-трекеров фиксируют продолжительность работы над проектами, отслеживают выполнение KPI и формируют аналитику по эффективности.

Особенно востребованы такие решения в компаниях с гибридным или дистанционным форматом работы. Примером является Битрикс24, где учет рабочего времени интегрирован в общую экосистему управления бизнесом.

Преимущества: прозрачность, аналитика, интеграция с другими HR-инструментами.

Недостатки: требует цифровой зрелости персонала и регулярного обновления данных.

DLP-системы

DLP-решения — это специализированные системы защиты данных, которые, помимо своей основной функции, обеспечивают детальный мониторинг активности сотрудников.

В таких системах реализованы модули анализа поведения, загрузки, продуктивности и использования рабочего времени.

В отличие от табельного учета, DLP-системы фиксируют не просто присутствие, а структуру занятости: сколько времени сотрудник тратит на целевые задачи, коммуникации, простои или нецелевую активность.

Например, решение Falcongaze SecureTower позволяет не только контролировать соблюдение регламентов, но и выявлять потенциальные риски снижения эффективности или утечки информации.

Преимущества: глубина анализа, выявление закономерностей и рисков.

Недостатки: высокая стоимость, необходимость регулирования вопросов конфиденциальности и прозрачности мониторинга.

Методы автоматического контроля и учета рабочего времени

Существует ряд методов автоматического контроля и учета рабочего времени, которые реализованы в самостоятельных СУРВ или в других системах, содержащих основной функционал таких систем. Рассмотрим наиболее известные из них.

RFID-СУРВ. Такие системы интегрируются с контролем доступа — считыватели встроены в электронные замки, турникеты и т.д. Они фиксируют время и местоположение сотрудника, но не его эффективность на работе. Минус RFID — возможные сбои при несовместимости с обновляемым ПО.

Биометрические СУРВ. Вместо RFID-меток используются сканеры лица, отпечатков пальцев, сетчатки глаза. Надежность таких систем несколько выше, поскольку их сложно обмануть, но и стоимость внедрения значительно выше.
СУРВ с видеофиксацией. Популярный метод, применяемый во многих компаниях. Плюс — низкая себестоимость и простота установки. Минус — низкое качество распознавания и возможность подделки данных.

СУРВ на базе RTLS. RTLS (real-time locating system) позволяет отслеживать местоположение сотрудников в реальном времени и вести учет рабочего времени. Преимущества — высокая точность и интеграция с видеонаблюдением. Недостатки — высокая цена и сложная настройка.

СУРВ как элемент ПО. Один из наиболее доступных способов контроля — программные решения, интегрированные с офисными и удаленными форматами работы. Плюсы — низкая стоимость, регулярные обновления и легкая интеграция. Пример — DLP-системы (Data Leak Prevention), в которых учет рабочего времени реализован как дополнительный модуль.

Важно понимать! Работодатель, приобретая систему защиты от утечек данных, одновременно получает и систему контроля и учета рабочего времени. Стоит отметить, что не все DLP способны качественно обрабатывать данные, связанные с учетом рабочего времени и его распределением, и создавать соответствующую документацию. 

Как внедрить СУРВ в инфраструктуру организации?

Реализация идеи по внедрению СУРВ состоит из предподготовки и ряда основных этапов.

Что нужно выполнить перед покупкой и внедрением СУРВ?

Определить персональные задачи внедрения учета рабочего времени и выбрать систему. Задачи могут быть как общими (автоматизация учета рабочего времени сотрудников в офисе и на удаленке, усиление контроля за трудовой дисциплиной и т.д.), так и частными, конкретными (контроль за отдельными сотрудниками, отделами и т.д.). Список задач будет напрямую влиять на анализ рынка поставщиков и, соответственно, на выбор самой СУРВ или ее аналога. Рекомендуем составить обоснование выбора оптимального варианта в письменном виде, чтобы ускорить процесс согласования.

Составить, согласовать и утвердить план мероприятий по внедрению системы. Такой план должен содержать наименование всех необходимых работ и сроки их исполнения. Также в документе должны быть зафиксированы список лиц, которые будут нести ответственность за реализацию каждого этапа.

Заключить договор поставки и внедрения системы в инфраструктуру организации. На этом этапе рекомендуем согласовать уже составленный план работ с представителями заказчика и внести изменения, если это потребуется.

Этапы внедрения и интеграции СУРВ в инфраструктуру организации

1. Выполнить подготовку коммуникаций и территории для монтажа системы. В список работ на этом этапе может входить, например, определение размещения проходных и расчет необходимого количества турникетов.
2. Выполнить установку и монтаж автоматизированной системы, проверить работоспособность оборудования и ПО.
3. Определить тестовый период работы программы. Выявить необходимость интеграции ПО с другими системами организации. Определить состав специалистов, необходимых для обслуживания и поддержания системы в рабочем состоянии.
4. Начать формирование базы данных СУРВ с информацией о сотрудниках и графиках, которые используются в организации. Определить порядок внесения в систему возникающих запланированных отклонений (отпуск, командировки, больничные и т.д.). Определить перечень автоматического создания необходимой отчетности.
5. Распланировать и начать проведение необходимых инструктажей и, если необходимо, организовать выдачу идентификаторов (например, электронных пропусков).
6. Проанализировать принципы работы СУРВ во время тестового периода. На основе анализа составить и закрепить правила работы СУРВ во внутренних документах организации.
7. Настроить отображение в отчетных документах системы всех необходимых реквизитов. При необходимости – утвердить шаблоны генерируемой СУРВ отчетной документации.

DLP как система учета рабочего времени

Все необходимые функции контроля и учета рабочего времени, которые помогут построить высокий уровень трудовой дисциплины даже при наличии в штате сотрудников, работающих удаленно, представлены в DLP Falcongaze SecureTower. Эта система сегодня закрывает сразу несколько ключевых задач: 

1. контроль за несанкционированной утечкой информации за пределы предприятия;
2. учет рабочего времени, веб-активности и отчетность по сотрудникам;
3. аудит IT-оборудования и программного обеспечения. 

Подробнее о возможностях SecureTower, в том числе в роли СУВР, можно познакомиться в видео внизу или запросить бесплатный тестовый период на 30 дней.

Вывод

Системы учета рабочего времени представляют собой важный инструмент современного управления персоналом, позволяющий обеспечить прозрачность, дисциплину и эффективность труда. Они автоматизируют фиксацию и анализ рабочего времени, сокращают влияние человеческого фактора и обеспечивают достоверность данных по учету рабочего времени.