Как грамотно перевести сотрудников на удалёнку?

Распределённая команда — понятие, еще многим незнакомое, но быстро входящее в обиход. Возможность работать с людьми вне офиса дает преимущества. Особенно для компаний, работающих в ИТ — можно нанимать нужных специалистов, независимо от того, где они живут, и не нужно оборудовать для них рабочее место.

Термина «удалённая работа» в законе нет. Зато есть понятие «дистанционная работа», закрепленная в трудовом законодательстве. Именно ее имеют в виду, говоря о работе на дому и удаленной работе. Не станем углубляться в юридические термины и расскажем о дистанционной работе тезисно, простым языком. Ее отличительными особенностями будут:

• выполнение трудовых обязанностей вне территории, прямо или косвенно контролируемо работодателем;
• для коммуникации между сотрудником и работодателей используются информационно-коммуникационные сети, в том числе интернет;
• при этом трудовые обязанности, предусмотренные договором, должны выполняться в полном объеме, если иное не оговаривается сторонами.

Шаг 1: определите категории сотрудников, которые будут работать из дома

Итак, нужно решить, кто будет работать дистанционно, а кто останется на месте. Вопрос решается чисто технически. Например, бухгалтер или кадровик, программист, SMM-специалист спокойно могут работать дома, без посещения офиса, а продавец-кассир техническому специалисту компании лучше присутствовать на рабочем месте. Возможно, кто-то будет приходить на работу пару раз в неделю: подписать бумажные документы, пересчитать наличку, проверить контрольно-кассовое оборудование. Лучше составить списки работников, которые перейдут на удаленку и тех, кто останется работать.

Шаг 2 - получите согласие работников

Для тех, кто переходит на удаленную работу, существенно меняются условия труда, предусмотренные трудовым договором. Менять их можно только с согласия сотрудника, причем письменного. Перевести на удалёнку простым приказом или распоряжением принудительно нельзя.

Шаг 3 - оформите все документально

1. Издать приказ по организации о переводе сотрудников на удаленную работу.
2. Получить письменное согласие сотрудников, переходящих на удаленку и всех, у кого меняются условия труда.
3. Внести изменения в трудовой договор.

На последнем пункте стоит остановиться подробно. Для сотрудников могут измениться ряд условий труда, таких как рабочее место, режим работы, трудовые обязанности.

Шаг 4 - решите технические вопросы

Удаленная коммуникация с сотрудниками, совместная работа над задачами, дистанционный контроль со стороны руководства и электронный документооборот - вот лишь малая часть задач, которые придется решить при переводе работников на удалёнку. К счастью, вопрос относительно легко, быстро и безболезненно решается при помощи современных сервисов. 

Например, контроль лояльности сотрудников и их работы можно осуществить с помощью DLP-системы (от англ. data leakage prevention – предотвращение утечки информации). Такое программное решение устанавливается на рабочий (или удалённый) компьютер корпоративного работника и мониторит все его действия за период рабочего времени. Существует несколько способов организации работы под контролем DLP-системы:

Первый — когда сотрудник забирает свой рабочий компьютер домой, и на нем уже установлен агент DLP-системы. Агент через интернет подключается к центральному серверу и выполняет свою работу.

Второй — когда сотрудник, как мы выше говорили, подключается к удаленному рабочему столу компьютера, защищенного DLP-системой. Тогда все операции с информацией происходят именно на нем, а свой личный компьютер работник использует только как терминал доступа.

Третий – когда DLP-система устанавливается на личный компьютер сотрудника с его согласия, а мониторинг работы осуществляется в рабочее время.

В качестве примера приведём современную DLP-систему SecureTower от Falcongaze, обладающую широким функционалом при этом простую в использовании. ПО позволяет руководству контролировать работу сотрудников, защищать конфиденциальные данные и анализировать риски:

- контролировать и запоминать все действия на компьютере сотрудника: открытие программ, изменение и удаление данных, веб-трафик, запись разговоров, общение, подключение съёмных устройств, веб-камеры, файлы, отправляемые на печать);
- анализировать связи сотрудников с помощью граф-анализатора;
- составлять отчёты о ежедневной работе сотрудников для руководства;
- осуществлять видеозапись экранов работников, а также запись аудиозаписей с микрофонов, кроме того, запись можно настроить по определённому событию или в заданное время;
- анализировать все компьютеры локальной сети на наличие конфиденциальных файлов;
- контролировать все каналы коммуникации (электронная почта, IP-телефония, сетевые и локальные принтеры, USB-устройства, FTP, облачные хранилища, мессенджеры, буфер обмена, сетевые хранилища, социальные сети, посещённые сайты);
- перехватывать и пресекать подозрительную активность, передавая инцидент в службу безопасности компании для дальнейших расследований.

Шаг 5 - позаботьтесь об охране труда

Даже при дистанционной работе из дома на сотрудника распространяются требования охраны труда и техники безопасности. Если с человеком что-то случится, это будет считаться травмой на производстве, однако обязанности по обеспечению безопасности будут сильно ограничены. Все, что требуется от работодателя - страховать ответственность, расследовать несчастные случаи и выполнять предписания контролирующих органов.