6 вопросов, которые нужно решить при переходе сотрудников на удаленку

Распределенная команда — понятие, еще многим незнакомое, но быстро входящее в обиход. Возможность работать с людьми вне офиса дает преимущества. Особенно для компаний, работающих в ИТ — можно нанимать нужных специалистов, независимо от того, где они живут, и не нужно оборудовать для них рабочее место.

Сегодня, в связи с известными событиями, вопрос перевода сотрудников на удаленку встал перед многими компаниями, не только ИТ. У некоторых совсем нет опыта такого сотрудничества, и они не знают, что нужно предусмотреть. Мы выделили 6 вопросов, которые нужно решить, чтобы быстро и безболезненно дать сотрудникам возможность поработать из дома. Вы увидите, что сделать это совсем не сложно.

1. Кого можно и нужно перевести.

Есть много инструментов, которые позволяют работать из дома, но все же не всякую работу можно делать вне обустроенного рабочего места.

Кого перевести можно. Если сотрудник выполняет работу за компьютером, результаты его труда можно представить в цифровом виде — ему не обязательно сидеть в офисе. К таким сотрудникам можно отнести журналистов, дизайнеров, копирайтеров, видеомонтажеров. Также все, кто занимается SEO, SMM, администрирует сайты, тоже могут заниматься этим из дома.

Многие компании отдают на аутсорс бухгалтерию и юридическое сопровождение. Здесь сложно сказать, что всех бухгалтеров можно перевести на удаленку — у компаний по-разному выстроены процессы. Но при желании такая возможность есть.

Кого не получится перевести. Не получится перевести тех, кто проводит встречи с клиентами, кому нужно лично присутствовать на собраниях. Также не получится работать из дома тем, кому для работы нужны специальные инструменты, техника или что угодно, что есть только на работе. К примеру, лаборант не заберет работу домой.

Если причиной перевода, как сейчас, стала забота о здоровье сотрудников, то в первую очередь следует обратить внимание на тех, у кого дома живут пожилые люди и дети. Также на тех, у кого есть проблемы со здоровьем. Желательно перевести тех, кому далеко и с пересадками нужно ехать до работы.

2. Юридическое оформление

В целом, руководству любой компании ясно, кого можно и кого нельзя перевести. Но в любом случае, согласно статье 72 ТК РФ, нельзя переводить сотрудника на удаленную работу, то есть менять условия договора, без его письменного согласия.

Практически все в этом случае используют такой алгоритм:

- Сотрудник пишет заявление о желании временно перейти на дистанционную форму работы. Именно оно и является основанием для изменения условий договора.

- Руководитель предприятия на основании заявлений издает соответствующий приказ, в котором устанавливает период удаленки, приводит список сотрудников, отражает организационные моменты.

- Сотрудники и работодатель подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением условий труда.

Следует провести инструктаж по технике безопасности. Также, если сотрудники получают на дом рабочую технику, нужно это зафиксировать.

3. Инструменты для удаленной работы

Для того, чтобы работать удаленно, нужно не так много: компьютер и, возможно, наушники или гарнитура. Само собой, нужен интернет.

Из софта может понадобиться следующее. Многие компании используют защищенные виртуальные сети — VPN, для рабочих целей. Соответственно, сотруднику будет нужна программа для подключения к VPN и, возможно, потребуется настроить соединение к удаленному рабочему столу.

Тем, кто не сможет сделать это самостоятельно, понадобится программа вроде TeamViewer. С ее помощью администратор сможет удаленно установить все нужное на компьютер и настроить подключение.

Также стоит заранее убедиться, что на домашнем компьютере, или на офисном, который сотрудник забирает, есть все необходимое именно для него. Photoshop и Illustrator для дизайнера, Word для журналиста, 1-С для бухгалтера и т.д.

4. Информационная безопасность

Главные средства, которые обеспечивают информационную безопасность компаний — антивирусные программы и DLP-системы. О первых знают все, а DLP — это программы, которые отслеживают движение информации в корпоративных сетях. К примеру, они могут увидеть, что на компьютере хранится конфиденциальный файл, которого там быть не должно, или что сотрудник в мессенджере переписывается с конкурентом. В основном эти системы используются в рамках офиса, но ничто не мешает применять их и для контроля удаленных сотрудников. Есть два варианта, как это сделать.

Первый — когда сотрудник забирает свой рабочий компьютер домой, и на нем уже установлен агент DLP-системы, в нашем случае Falcongaze SecureTower. Агент через интернет подключается к центральному серверу и выполняет свою работу.

Второй — когда сотрудник, как мы выше говорили, подключается к удаленному рабочему столу компьютера, защищенного DLP-системой. Тогда все операции с информацией происходят именно на нем, а свой личный компьютер работник использует только как терминал доступа.

Не стоит заставлять сотрудников устанавливать систему на личные компьютеры. В этом случае появляются вопросы со стороны закона о защите персональных данных.

5. Контроль рабочего времени.

Для организации удаленной работы есть множество разных инструментов. В основном это системы управления проектами, BPM-системы, иногда их по привычке называют CRM-системами. Выбор конкретного инструмента зависит от специфики компании. Практически всегда уже есть какой-то набор программ, к которым все в организации привыкли и которые помогают координировать работу, в том числе и при дистанционном взаимодействии.

Но стоит отдельно сказать о потенциале DLP-системы в решении этой задачи. Возьмем для примера снова нашу систему Falcongaze SecureTower. Ее главная компетенция — защита информации. Но также, благодаря анализу процессов, выполняющихся на компьютере, она может составлять подробные отчеты об использовании этого компьютера.

С ее помощью можно узнать, какие программы запускались, сколько времени компьютер стоял без дела, какие ресурсы с него посещались, с кем работник контактировал и так далее. Зная специфику работы и задачи конкретного сотрудника, можно делать выводы. К примеру, вот так выглядит отчет Falcongaze SecureTower:

6. Коммуникация и согласования

Ну и одна из главнейших задач — создать условия для эффективной коммуникации. Средств для этого также множество.

Для общения используются мессенджеры, а также чаты корпоративных порталов, вроде Битрикса. Для звонков можно использовать сервисы IP-телефонии или Скайп. Для совместной работы можно использовать Гугл документы и таблицы, или аналогичные сервисы. С учетом высоких скоростей современного интернета нет никаких проблем с тем, чтобы обмениваться очень крупными файлами.

Переход сотрудников на удаленку не такое страшное мероприятие, как может казаться тем, кто с этим не сталкивался. Множество технологий придуманы для того, чтобы сделать такую форму занятости не только возможной, но и удобной и эффективной. К сожалению, многих к этому вопросу заставили обратиться непростые текущие обстоятельства. Но в будущем, вероятно, многие компании, которые столкнулись с этим по необходимости, продолжат сотрудничать с некоторыми сотрудниками удаленно уже из соображений эффективности и оптимизации процессов.