Повышение эффективности рабочего времени

Рабочее время — это период, зафиксированный в трудовом договоре, в течение которого сотрудник выполняет рабочие обязанности. Как правило, это 8 часов дневного времени, если речь идет об офисной работе.

Человек не может оставаться одинаково продуктивным на протяжение всего дня и выполнять работу как машина. Время нужно уметь использовать. Для этого существуют методики тайм-менеджмента, а также множество инструментов.

От эффективности использования рабочего времени зависит продуктивность и стабильность работы. Эффективный сотрудник реализует свои способности, а работодатель получает качественный результат труда.

Тайм-менеджмент: техники повышения продуктивности

Тайм-менеджменту можно дать такое определение — это знание, что за чем делать, и когда отдыхать. Для этого придумано много техник и приемов, и можно быть уверенным, что они продолжат появляться. Такое разнообразие — благо. У людей разные темпераменты и работоспособность, характер и цели рабочих задач меняются. Чем больше техник, тем с большей вероятностью человек найдет удобную для себя.

Техника «Помодоро»

Вот пример — одна из популярнейших техник тайм-менеджмента «Помодоро», или помидор. Ее суть в разделении рабочего времени на отрезки — «помидоры». Классические помидоры длятся по 25 минут. После каждого помидора нужно устраивать перерыв на 5 минут, а после каждого четвертого — длинный перерыв на 20 – 30 минут. Есть условие — во время рабочего отрезка нельзя ни на что отвлекаться, а во время перерыва нельзя заниматься ничем, связанным с работой. Регулярно появляются исследования, называющие «самые эффективные» длительности помидоров. Но каждый может определить удобный для себя ритм.

Матрица Эйзенхауэра для приоритизации

Чтобы расходовать время эффективнее, задачи нужно приоритизировать. Здесь также много способов, но в качестве примера можно привести знаменитую матрицу Эйзенхауэра:

Это удобная система распределения приоритетов, однако есть и условность — универсальных критериев срочности и важности не существует. Понять срочность и важность задач можно только относительно плана и целей. Лучше привести пример.

Магазин фруктов продает товара на 100 000 в месяц, но хочет продавать на 200 000. Чтобы достичь цели, владелец составляет план, в который входят следующие действия: проанализировать текущие показатели, определить самый ходовой товар, посчитать расходы, нанять еще одного продавца, посетить конференцию владельцев фруктовых магазинов, закупить сезонные ягоды и так далее.

Пункты плана становятся задачами, которые можно приоритизировать. К примеру, задачу «закупить ягоды» можно отнести к важным и срочным — товар сезонный, и делать это нужно ежедневно. А задачу «подготовить доклад на конференцию» — к важным несрочным (если конференция не завтра утром).

Инструменты повышения эффективности рабочего времени

Существуют цифровые инструменты для организации рабочего времени и контроля задач. Вот некоторые их разновидности.

Блокираторы отвлекающих ресурсов

Это инструмент борьбы с прокрастинацией. Блокируют заданные сайты на установленный период, к примеру, в будние дни с 9:00 до 18:00. Или наоборот, позволяют пользоваться сайтами каждый день, но не более, к примеру, 45 минут. Некоторые люди решают проблему радикально — отключают интернет в рабочее время. Но далеко не для всех это повысит эффективность работы, так как наличие поисковика под рукой для многих вопрос выживания.

Тайм-трекеры и таск-менеджеры

Это программы, которые, как следует из названия, помогают управлять задачами и регистрируют затраченное на них время. Эти программы позволяют составлять списки задач с описаниями, назначать их на сотрудников, определять этапы выполнения и многое другое — таких программ много.

Роль DLP-систем в контроле продуктивности

Казалось бы, как сюда вписываются DLP-системы? На самом деле предотвращение утечек информации и контроль сотрудников — это тесно связанные процессы.

В DLP-системе SecureTower есть инструменты для решения обеих задач. С одной стороны, она осуществляет DLP-контроль — помогает предотвращать утечки. С другой, система помогает вести централизованный мониторинг рабочего времени.

Реализовано это в виде отчетов, которые отражают множество параметров: какие приложения запускаются, какое время находятся в работе. Также система отслеживает, какие посещаются ресурсы в интернете, как используются мессенджеры и многое другое.

Повышение эффективности рабочего времени — задача творческая. Наработанные приемы помогают сориентироваться и понять, в какую сторону двигаться. Однако, каждое предприятие вынуждено самостоятельно решать этот вопрос. А разнообразие методик и цифровых инструментов помогает не изобретать велосипед и составить эффективное решение из проверенных элементов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Для чего нужна Матрица Эйзенхауэра?

   

  Матрица Эйзенхауэра используется для приоритизации задач путем деления их на четыре категории: Срочные/Важные, Срочные/Неважные, Несрочные/Важные и Несрочные/Неважные. Это помогает сфокусироваться на наиболее значимых задачах, а не на тех, которые просто требуют немедленного внимания.

• В чем главное преимущество техники «Помодоро»?

   

  Главное преимущество «Помодоро» — в создании структурированных коротких рабочих интервалов (обычно 25 минут) с обязательными перерывами. Это позволяет сохранять высокую концентрацию, минимизировать отвлекающие факторы и предотвращать умственное переутомление за счет регулярного запланированного отдыха.

• Можно ли использовать DLP-систему как полноценный таск-менеджер?

   

  Нет. DLP-система не предназначена для постановки задач, отслеживания дедлайнов или управления проектами, что является ключевым функционалом таск-менеджера. DLP-система (например, SecureTower) используется для контроля того, как фактически тратится время, выделенное на задачи, и для предотвращения нецелевого использования рабочего времени.

• Как блокираторы сайтов помогают повысить эффективность?

   

  Блокираторы помогают бороться с прокрастинацией, исключая доступ к заранее определенным отвлекающим ресурсам (социальные сети, развлекательные порталы) в установленное рабочее время. Это принудительно заставляет сотрудника фокусироваться на рабочих задачах, не давая ему отвлечься на личный контент.

• Какой инструмент лучше для контроля фрилансеров: тайм-трекер или DLP-система?

   

  Для фрилансеров, работающих на сдельной основе или по проектам, часто достаточно тайм-трекера для учета времени, затраченного на конкретный проект/задачу. DLP-система (с ее более глубоким контролем активности, коммуникаций и предотвращением утечек) применяется, если фрилансер работает с конфиденциальной корпоративной информацией и нужен полный мониторинг.