Учёт рабочего времени и система учёта рабочего времени (СУРВ)

Обязанность вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, установлена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. При выявлении нарушения этой обязанности трудовая инспекция может возложить административную ответственность на должностных лиц организации. Безусловно, руководитель не занимается данным видом работ самостоятельно: для выполнения соответствующего контроля в штатных структурах организаций существуют специальные сотрудники или подразделения. Однако каждому руководителю нужно иметь общее представление о том, из чего состоит рабочее время, как его можно учитывать и какие современные способы помогают организациям соблюдать образцовую трудовую дисциплину. Об этом – в статье специалистов аналитического центра Falcongaze SecureTower.

Рабочее время: определение, виды и способы учета

Рассмотрим понятие «рабочее время». В него входит время работы и время перерывов.

Время работы – это время, которое затрачивается на выполнение должностных обязанностей. Однако в него входит не только время, затраченное непосредственно на труд. Оно состоит из:

• времени подготовки к работе и времени, которое связано с окончанием работы;
• оперативного времени, где основное время – это время, которое затрачивается именно на выполнение трудовых обязанностей, а вспомогательное время – время, затрачиваемое на дополнительные действия, которые обеспечивают выполнение трудовых обязанностей;
• времени обслуживания рабочего места.

Время перерывов – это время, которое затрачивается на регламентированные и нерегламентированные перерывы.

В Схеме 1 представлена иерархия и взаимосвязь понятий, которые имеют отношение к понятию «рабочее время».

Схема 1

Система рабочего времени

Виды учета рабочего времени

Вид учета рабочего времени зависит от учетного периода, выбранного в организации, структурном подразделении или применяемого к той или иной штатной единице. Он устанавливается во внутреннем документе организации – Правилах внутреннего распорядка. Существуют:

• Поденный учет рабочего времени. В этом случае учетный период – один рабочий день. Его используют при равной продолжительности ежедневной работы.
• Недельный учет рабочего времени. В этом случае учетный период – одна рабочая неделя, за которую общее количество часов не превышает установленной трудовым законодательством максимальной продолжительности рабочего времени. Его используют в ситуациях, при которых рабочие дни или рабочие смены длятся разное количество времени.
• Суммированный учет рабочего времени. В этом случае учетный период – месяц, квартал и т.д. в рамках года. Его используют в особых ситуациях, чаще всего учитывая характер и условия занятости.
• Работа в выходной день. Один из нестандартных типов учета рабочего времени. Используется для суммирования времени, потраченного на работу в выходные или официальные праздничные дни. Как правило оплачивается в двойном размере, если работа в выходные не оговорена заранее в режиме работы сотрудника (например, 2/2, 4/4, тогда работа в выходной считается по стандартной ставке).
• Работа в ночное время. Также один из вариантов нестандартных типов графика работы сотрудников. Ночным временем согласно статье 96 ТК РФ «Работа в ночное время» считается период работы с 22:00 до 6:00. При этом стандартный рабочий день «в ночь» сокращается на один час, без последующей отработки.
• Сверхурочная работа – это весь период времени, который сотрудник посвящает дополнительному выполнению трудовых обязанностей свыше отработанных в рабочий день часов. При этом согласно статье 99 ТК РФ «Сверхурочная работа», установлены ограничения на продолжительность переработок: не более 4 часов в течении 2-х дней подряд, и не более 120 часов в год.

Способы учета рабочего времени

Рассмотрим некоторые способы учета рабочего времени.

• Учет рабочего времени на основании отметок о прибытии/убытии в специальной форме (табеле, журнале учета и пр.). Такой способ учета – один из самых распространенных. Сегодня он трансформировался и интегрируется с более сложными системами. Например, время считывается при использовании карточки, жетона или другого устройства-идентификатора и фиксируется в системе контроля и управления доступом (СКУД). Еще один пример совершенствования такого способа учета рабочего времени – реализация соответствующего функционала в CRM-системе Битрикс24.
• Учет рабочего времени на основании принятых нормативов. Этот способ используется в случаях, если в организации или на предприятии установлены нормы времени, за которые должна выполняться та или иная операция.
• Учет рабочего времени на основании фото- и/или видеоотчетов рабочего дня. Часто этот способ используется на опасных производствах, в кассовых отделениях банков и пунктах обмена валюты, ювелирных магазинах и других рабочих местах с повышенным риском или опасностью.
• Биометрический учет рабочего времени и учет рабочего времени по лицам. Для использования такого учета устанавливаются дополнительные приборы сканирования и идентификации личности по его биологическим особенностям (сканирование отпечатков пальцев, сетчатки глаза, физиологических особенностей лица и так далее). Применяется для опасных производств, для разграничения зоны доступа для различных уровней сотрудников, на высокотехнологичных предприятиях и так далее.
• Бухгалтерские программы учета рабочего времени. Как правило, модуль учета рабочего времени в бухгалтерских программах стоит в общем комплексе функций такого ПО, вместе с ведением бухгалтерского и налогового учета, расчётом заработной платы, кадровым, складским учетом, учетом материалов и ОС, ведением отчетности и другими услугами.
• CRM (Customer Relationship Management, или управление взаимоотношениями с клиентами). Само название таких программ говорит за себя. Это сервисы для максимизации прозрачности и доступности всего объема информации о взаимоотношениях клиент-компания, в том числе отслеживания полного цикла взаимоотношений с представителями компании (работниками). Полноценный тайминг, планирование и аудит рабочего времени. Стали особо актуальны в последние пять лет из-за роста объемов удаленного доступа сотрудников. Известным примером является ПО Битрикс24.
• DLP (Data Loss Prevention, или предотвращение потери данных). Это специализированные системы мониторинга информации внутри периметра организации. DLP-системы обеспечивают полноценную защиту данных от воздействия субъектов внутри контура защиты, и сюда, конечно, входят сотрудники. В таких системах реализовывается отдельный модуль мониторинга поведения, эффективности и учета рабочего времени. При этом учет ведется не линейно по времени, а идет в полном разрезе затрат рабочего времени на целевые задачи и на простои, с возможностью аналитики нецелевых временных затрат и мониторингом в поведения сотрудника в периоде. Подробнее можно познакомиться с DLP-системой на сайте Falcongaze SecureTower. 

С учетом распространения и законодательного закрепления в ТК РФ дистанционного (удаленного) и гибридного (комбинированного) режимов работы следить за соблюдением трудовой дисциплины стало сложнее. В связи с этим популярным видом контроля за рабочим временем стало использование скриншотов рабочего стола сотрудника. Работодатель может внедрить подобную систему контроля в своей организации с использованием специального программного обеспечения, которое устанавливается на рабочий компьютер сотрудника, настраивается на автоматическое создание скриншотов. Также такое ПО способно анализировать данные и формировать необходимые отчёты автоматически. Данный функционал присутствует также и в DLP (data leak prevention – предотвращение утечек информации). Подробнее об этом читайте в разделе «Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ».

Ручной и автоматизированный учет рабочего времени

Существует два вида учета рабочего времени:

• ручной;
• автоматизированный.

При учете рабочего времени общий алгоритм действий сотрудников, которые задействованы в этом процессе, отображен в Схеме 2.

Схема 2

Учет рабочего времени: алгоритм действий

В современных условиях ведения бизнеса слишком дорого использовать ручной труд там, где можно применить автоматизированные технологии и специальное программное обеспечение. При его использовании выполнение всех шагов из Схемы 2 происходит практически автоматически и гораздо быстрее, человек в такой системе выполняет функцию оператора генерации данных.

Кроме экономически невыгодной траты ресурсов, существуют и другие проблемы неавтоматизированного учета рабочего времени:

1. Невозможность получить данные в реальном времени, длительное ожидание результатов ручной обработки данных.
2. Риск недостоверности фиксируемой учетной информации. Эта проблема возникает в связи с тем, что при неавтоматизированном процессе учета рабочего времени данные в формы или журналы фиксации вносит человек. Это может быть как сам работник, так и лицо, отвечающее за процесс учета. В таком случае невозможно гарантировать правильность и безошибочность данных, внесенных, например, в табель учета рабочего времени. Человек может либо ошибиться и неосознанно указать неправильные сведения, либо умышленно сообщать не соответствующую действительности информацию.
3. Риск недостаточности доказательств при рассмотрении трудовых споров. Работодателю крайне важно иметь серьезные доказательства, которые будут служить весомыми основаниями для, например, замечания о нарушении трудовой дисциплины, выговора или увольнения по причине прогула. Кроме этого, даже при ведении табеля учета рабочего времени по унифицированной форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (формы № Т-12 или № Т-13), документ будет иметь юридическую силу лишь в случае, если на нем будут присутствовать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с нормативными правилами делопроизводства.
4. Низкое качество контроля за соблюдением рабочего процесса. Практически любая компания стремится направить все силы для обеспечения продуктивной работы сначала ключевых бизнес-процессов, от которых напрямую зависит прибыль. В такой ситуации процесс учета рабочего времени зачастую остается без должного внимания. Отсутствие ресурсов, которые необходимы для учёта рабочего времени, может привести не только к производственным, но и законодательным проблемам.

Методы автоматического контроля и учета рабочего времени

Существует ряд методов автоматического контроля и учета рабочего времени, которые реализованы в самостоятельных СУРВ или в других системах, содержащих основной функционал СУРВ. Рассмотрим наиболее известные из них (Схема 3).

1. СУРВ, основанные на принципе работы RFID-меток. Чаще всего такие СУРВ интегрированы в системы идентификации и контроля доступа. Представляют собой считыватели, которые встроены в электронные замки, турникеты и т.д. Система способна анализировать и хранить в своей базе данных информацию о местоположении сотрудника. К минусам таких систем относятся сложности работы элементов системы из-за несовместимости с обновляемым программным обеспечением.
2. Биометрические СУРВ. В основе таких систем также лежат RFID-метки (radio frequency identification – радиочастотная идентификация), однако заменой считывателей являются сканеры лица, отпечатков пальцев, сетчатки глаза и т.д. Считается, что такая система надежнее, так как обмануть считыватели намного сложнее. В то же время не следует исключать и серьезных минусов таких систем: они очень дорогие.
3. СУРВ с видеофиксацией. Сегодня это очень распространённый метод автоматического контроля и учета рабочего времени, его используют многие предприятия и компании. К однозначному плюсу выбора такого варианта СУРВ относятся небольшие затраты на вычислительные мощности, то есть низкая себестоимость. К минусам можно отнести зачастую низкое качество распознавания и легкую подделку достоверности.
4. СУРВ в RTLS. Расширенный функционал RTLS-систем (real-time locating system – система локального позиционирования в режиме реального времени) может не только отслеживать местоположение работников в реальном времени, но и выполнять функции учета рабочего времени. Такой тип учета имеет множество плюсов, особенно при интеграции с системой видеонаблюдения. К минусам таких систем относится их высокая стоимость и сложная интеграция в инфраструктуру организации.
5. СУРВ как элемент ПО. Один из самых распространенных методов автоматического контроля и учета рабочего времени сотрудников, которые работают в офисах и удаленно. К однозначным плюсам таких систем можно отнести недорогую стоимость, постоянную поддержку и обновление ПО, минимальные технические требования, легкую и быструю интеграцию. К примеру, определенный функционал СУРВ может быть реализован в таком ПО, как DLP (data leak prevention – предотвращение утечек информации).

Работодатель, приобретая систему защиты от утечек данных, одновременно получает и систему контроля и учета рабочего времени. Стоит отметить, что не все DLP способны качественно обрабатывать данные, связанные с учетом рабочего времени и его распределением, и создавать соответствующую документацию. Для того, чтобы изучить расширенные функции контроля и учёта рабочего времени DLP-системы Falcongaze SecureTower, перейдите к разделу «Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ».

Схема 3

Виды СУРВ

Как внедрить СУРВ в инфраструктуру организации?

Реализация идеи по внедрению СУРВ в организации состоит из предподготовки и ряда этапов.

Что нужно выполнить перед закупкой и внедрением СУРВ?

1. Определить персональные задачи внедрения СУРВ и выбрать систему. Они могут быть как общими (автоматизировать учет рабочего времени удаленных работников, усилить контроль за их трудовой дисциплиной и т.д.), так и частными, конкретными (контроль за дорогим оборудованием, станками, инструментом, оснасткой и т.д.). Список задач будет напрямую влиять на анализ рынка поставщиков и, соответственно, на выбор самой СУРВ или ее аналога. Рекомендуем составить обоснование выбора оптимального варианта в письменном виде, чтобы ускорить процесс согласования.
2. Составить, согласовать и утвердить план мероприятий по внедрению системы. Такой план должен содержать наименование всех необходимых работ и сроки их исполнения. Также в документе должны быть зафиксированы список лиц, которые будут нести ответственность за реализацию каждого этапа.
3. Заключить договор поставки и внедрения системы в инфраструктуру организации. На этом этапе рекомендуем согласовать уже составленный план работ с представителями заказчика и внести изменения, если это потребуется.

Этапы внедрения и интеграции СУРВ в инфраструктуру организации

1. Выполнить подготовку коммуникаций и территории для монтажа системы. В список работ на этом этапе может входить, например, определение размещения проходных и расчет необходимого количества турникетов.
2. Выполнить установку и монтаж автоматизированной системы, проверить работоспособность оборудования и ПО.
3. Определить тестовый период работы системы. Выявить необходимость интеграции системы с другими системами организации. Определить состав специалистов, необходимых для обслуживания и поддержания системы в рабочем состоянии.
4. Начать формирование базы данных СУРВ с информацией о сотрудниках и графиках, которые используются в организации. Определить порядок внесения в систему возникающих запланированных отклонений (отпуск, командировки, больничные и т.д.). Определить перечень автоматического создания необходимой отчетности.
5. Распланировать и начать проведение необходимых инструктажей и, если необходимо, организовать выдачу идентификаторов (например, электронных пропусков).
6. Проанализировать принципы работы СУРВ во время тестового периода. На основе анализа составить и закрепить правила работы СУРВ во внутренних документах организации.
7. Настроить отображение в отчетных документах системы всех необходимых реквизитов. При необходимости – утвердить шаблоны генерируемой СУРВ отчетной документации.

Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ

Внедрение системы учета рабочего времени в компанию – большая и комплексная задача. Она помогает:

• упорядочить контроль доступа;
• обеспечить безопасность работников и активов компании;
• систематизировать управление доступом сотрудников;
• повысить качество учета рабочего времени и времени простоя;
• повысить дисциплину труда, сократить опоздания;
• автоматизировать расчеты, связанные с учетом рабочего времени и заработной платой, а также подготовку соответствующих отчетов.

Несмотря на большое количество преимуществ, не всем организациям подойдет СУРВ для учета и контроля за рабочим временем. Объясним, почему СУРВ может не подойти:

• необходимо выделить существенные и часто необоснованные затраты на покупку и внедрение СУРВ;
• важно предусматривать дополнительные затраты на обновление, обслуживание или ремонт;
• придется нанять специалистов, которые будут обеспечивать работу СУРВ, а также поручить некоторые новые обязанности нынешним сотрудникам;
• большое количество дополнительных и не всегда нужных функций;
• невозможно контролировать рабочее время удаленных (дистанционных) сотрудников и/или сотрудников с гибридным (комбинированным) режимом работы.

Все необходимые функции контроля и учета рабочего времени, которые помогут сэкономить денежные средства и построить высокий уровень трудовой дисциплины даже при наличии в штате сотрудников, работающих удаленно, представлены в DLP Falcongaze SecureTower (Схема 4).

Схема 4

Возможности СУРВ, которые способна обеспечить DLP

Рассмотрите DLP в качестве более легкой и гибкой альтернативы СКУД. Более того, DLP Falcongaze SecureTower поможет решить задачи по сохранности информационных активов, устранить риски внезапной утечки конфиденциальной корпоративной информации и обезвредить инсайдеров, которые могут проникнуть во внутренний периметр компании.

Используйте возможность протестировать DLP Falcongaze SecureTower бесплатно в течение 30 дней. По результатам тестового периода вы получите подготовленную системой информацию, которую вы сможете использовать для совершенствования работы своей компании.