Как лучше узнать сотрудника с помощью DLP-системы?

Сотрудники – главный ресурс компании. Результаты их работы влияют на все: прибыль, репутацию, внешние и внутренние связи компании. Сотрудники – это еще носители и источники уникальных, конфиденциальных данных, которые необходимо сохранить. Поэтому для работодателя важно понимать, что из себя представляет человек, с которым он работает, и что от него ожидать. Такая информация позволит вовремя заметить нестандартное поведение сотрудника, которое может нанести ущерб компании, да и самому работнику. Например, для предотвращения выгорания, увеличения эффективности сотрудника или поимке в таких опасных для компании ситуациях как мошенничество. Практический кейс, как лучше узнать своего сотрудника рассмотрим в данной статье.

Как узнать сотрудника: способы

Существует множество способов узнать, что представляет из себя человек: коммуникативные и психологические тесты, физическое наблюдение, личная беседа с ним, получение обратной связи и отзывов от коллег. Однако каждый из этих способов обладает своими недостатками. Вот основные:

• Личная беседа. Факторов, которые влияют на суждение, много. Главный – это самооценка. Человек с завышенной самооценкой преувеличит или приукрасит свои достижения. Обладатель низкой самооценки, наоборот, расскажет о своих способностях меньше, чем это есть на самом деле. Адекватная самооценка встречается редко. Люди склонны впадать в крайности, поэтому не стоит сильно полагаться на их слова. Иначе велик риск составить неверный психологический портрет работника. К тому же сюда подключается еще один личный фактор – персональные качества самого собеседующего представителя компании. Он может не сумеет отделить личное отношение от рабочего, и перенести собственные чувства на оценку.
• Беседа с коллегами сотрудника. Здесь важно учитывать высокий уровень субъективности окружающих людей. Плохое или приподнятое настроение, доброе или недоброе отношение к сотруднику, умение разбираться в людях – все эти факторы повлияют на оценку. Коллеги не взаимодействуют с человеком целый день. Скорее всего, они знают его только с одной, «рабочей», стороны. Выводы на этой основе будут также односторонними.
• Запрос предыдущему работодателю. Идея хорошая, но недостатки тоже есть. Во-первых, существует вероятность потратить время, так и не получив ответ. Во-вторых, человеческий фактор. Немногие умеют отбросить личные претензии и оценить человека по достоинству. Возможно, предыдущий работодатель поделится ценной информацией, но доверять на 100% чужой оценке – неразумный подход.
• Наблюдение. Этот метод требует большего количества времени, чем любой другой. К тому же наблюдая за одним из сотрудников, можно упустить из виду остальных и пропустить тот момент, когда случится аврал или что-то посерьезнее, вроде утечки данных. И, конечно же, трудно не заметить, что наблюдение со стороны принесет односторонние результаты. А неправильно их интерпретировать слишком легко.

В принципе, найти рациональную составляющую в отзывах других людей возможно. Это будет весьма затратно, долго, возможно однообразно, к тому же обращаться с ней нужно крайне аккуратно, так как она носит субъективный и односторонний характер. Помимо того, расспросы сотрудника и его коллег породят ненужные слухи и домыслы, что нарушит рабочий климат в коллективе.

Минусом этого метода будет также его недоказуемость. Почти вся полученная информация – это просто мнения, не подтвержденные фактическими доказательствами. Но есть и другой подход.

Как узнать сотрудника с помощью DLP-системы

Можно организовать наблюдение за деятельностью сотрудника без внешнего вмешательства. И не просто наблюдение, а полноценный мониторинг, с элементами контроля и анализа деятельности во время рабочего процесса. Этот процесс обеспечит специальное программное обеспечение, DLP-система, с помощью которой можно:

1. Оценить эффективность использования рабочего времени. DLP-система позволяет понять, сколько времени сотрудник уделил рабочим процессам и было ли это эффективно. Сюда входит мониторинг веб-активности (как часто и какие сайты сотрудник посещает, какие запросы вбивает в поисковик, насколько быстро находит нужную информацию), мониторинг действий вне интернета (скриншоты рабочего стола, отслеживание времени, проведенного в той или иной программе, а также считывание время простоя, если сотрудник не пользовался компьютером больше 5 минут).
2. Оценить эффективность использования ресурсов компании: какими программами и утилитами пользуется, а какими пренебрегает, для каких целей ему нужен принтер, действительно ли есть в нем потребность. Присутствует ли нецелевое использование предоставленных ресурсов (копирование и распечатка личных файлов и документов, использование проплаченных сервисов для подработки на стороне и так далее). DLP-системы помогут значительно сэкономить ресурсы, особенно в том случае, когда компания занимает строгую политику в управлении операционными затратами. 
3. Проанализировать эффективность взаимодействия с клиентами и коллегами. DLP-система обрабатывает аудио- и видеозвонки, конференции, аудиосообщения. Она способна записывать, распознавать и переводить аудиоразговор в текст. Эта информация дает материал для множества выводов о манере общения работника с клиентом и коллегами, насколько хорошо он решает поставленные задачи, умеет ли реагировать на нестандартные ситуации и о его эффективности в коммуникации в целом.
4. Оценить лояльность сотрудника. DLP-система анализирует большое количество данных разных типов: аудио, видео, текстовые сообщения в мессенджерах и социальных сетях, документы, которые сотрудник пересылает по почте. С кем созванивается и ведет переписку, на какие темы общается – это важные вопросы, ответы на которые дадут представление, как сотрудник относится к компании. В случае, если он пытается переслать конфиденциальные данные, система отреагирует и уведомит администратора. К тому же реализован целый модуль по непосредственному контролю лояльности сотрудников и оценке их по параметрам: конфликт в офисе, обсуждение руководителей, компании (в том числе в соцсетях). Это поможет понять настоящее, не напускное отношение к компании и оценить продолжение сотрудничества с этим работников.
5. Действия в рамках закона. Особо отчаянные или не информированные сотрудники могут довести до крайней степени свою нелояльность и даже умышленное вредительство компании. Это касается деятельности, которая может привести к нарушению законодательства. Например, посещение запрещенных сайтов, кража, криминал, финансовые махинации и многое другое. С помощью DLP-системы можно также узнать о такой деятельности, а главное - предупредить ее заранее.

DLP-система – хороший инструмент для анализа информации о человеке. Конечно же, составить полный психологический портрет возможно только с помощью всех способов, которые имеются в распоряжении: наблюдение, личная беседа, беседа с коллегами, запрос предыдущему работодателю. А сопоставив полученную информацию с информацией из системы DLP, можно получить объективную картину лояльности и эффективности сотрудника и того, что происходит в коллективе.