Оптимизируем бизнес-процессы в компании с помощью DLP

Разработчики DLP-систем любят порядок. Поэтому они создают и совершенствуют решения, которые упрощают ведение бизнеса. Кроме предотвращения утечек данных SecureTower контролирует персонал, ресурсы и всю информацию, которая циркулирует в компании. Аналитический отдел Falcongaze разбирается, какие инструменты DLP задействуются для оптимизации бизнес-процессов.

О последствиях утечек конфиденциальной информации мы писали в недавнем февральском материале. Сегодня речь пойдет о том, к чему приводит неорганизованность в работе бизнеса и как DLP-система помогает ее устранить: мы поговорим про отслеживание веб-активности работников, использование архива бизнес-коммуникации и центра отчетности.

Прекращаем нецелевое использование ресурсов

DLP-система фиксирует каждую активность за рабочей станцией. Ей известно, что пользователь посетил Фейсбук, открыл браузер и пообщался с коллегой в мессенджере. Такой мониторинг показывает, как сотрудники расходуют рабочее время и ресурсы компании, кто наиболее продуктивен, а кто занимается своими делами.

Рассмотрим общение в социальных сетях. В DLP-системе предусмотрен счетчик, который следит за показателями активности пользователя. Указываем в правилах безопасности facebook.com и задаем допустимое проведенное время за день — если превысить заданное условие, руководитель получит уведомление, что такой-то сотрудник злоупотребляет соцсетями.

Можно сказать, что DLP-система побуждает персонал более ответственно относиться к своим обязанностям, поэтому ее ценят HR-менеджеры и руководители отделов — об этом свидетельствуют результаты нашего анкетирования.

Разбираемся с информацией

Обладатели DLP знают о своей информации все: где и какая документация находится, куда ее передают. Такая осведомленность помогает впоследствии снизить издержки и избавиться от однотипной отнимающей много времени работы.

Зная, как устроен документооборот в корпоративной сети, руководство может оптимизировать бизнес-процессы в организации. Например, если в компании значительную часть распорядка отнимает составление документации — можно разработать готовые формы или установить CRM. Таким же образом DLP-система выявит, какое ПО используется часто, а какое не востребовано, чтобы покупать только необходимые лицензии.

SecureTower найдет конфиденциальную информацию у тех, кто не должен иметь к ней доступа. Руководство сможет правильно разграничивать привилегии, чтобы сотрудники пользовались только теми документами, которые необходимы для работы. Если же какие-то данные постоянно запрашиваются отделом, который не имеет на них прав — можно их предоставить.

Контролируем контакты

В DLP-систему SecureTower встроен граф-анализатор коммуникативных связей. Этот инструмент выявляет круг общения пользователей и контролирует взаимодействие персонала со всеми внешними абонентами, в том числе с конкурентами. Руководство бизнеса или служба безопасности видят с кем общаются сотрудники, и, благодаря тому, что информация интерактивна, могут просмотреть содержание переписки.

Предположим, нам известно, что один из адресов, с которым контактирует сотрудник, принадлежит конкуренту. Адрес зафиксирован, и мы можем использовать его, чтобы выяснить, кто еще из сотрудников общался с ним. Для этого создадим отдельную карточку для гостя из конкурирующей фирмы, а граф-анализатор укажет всех участников общения.

Таким образом, мы можем выявить инсайдера либо попытку переманивания ценных сотрудников. Граф-анализатор делает прозрачным коммуникацию персонала и помогает HR-менеджерам и руководителям отделов повышать социальный климат организации.

Получаем детальные отчеты о работе сотрудников

DLP-система собирает и классифицирует всю информацию, которая обрабатывается в центре отчетности. Обратившись к этому модулю, специалисты и топ-менеджеры анализируют работу отдельных сотрудников и целых подразделений.

В центре отчетности можно построить персональный отчет о работнике, если, например, нас интересует насколько активен он был за компьютером сегодня. Руководитель видит картину рабочего дня и понимает, сколько времени работник потратил на выполнение задачи. Чтобы сравнить пользователей между собой, выбираем сотрудников и задаем условие которое нас интересует: скажем, посещенные сайты или исходящие письма. Полученный график расположит сотрудников в порядке убывания по этому показателю.

Центр отчетности демонстрирует итоги работы персонала, отдела и целой организации, а руководители в свою очередь корректируют распределение задач, сроки, создают оптимальные команды для проектов.

Ведем архив бизнес-коммуникации

При использовании в корпоративной сети DLP-системы информация не исчезает безвозвратно, а сохраняется в архиве бизнес-коммуникации. Все переданные и полученные данные доступны и восстанавливаются, даже если удалить их с конкретной рабочей станции. Это позволяет найти документ и расследовать любой инцидент в ретроспективе.

Наши клиенты отмечают, что DLP-система полезна, когда необходимо оперативно найти и изучить предшествующие деловые письма, или же отыскать отправленные ранее документы. Например, вы общались с коллегой и отправили ему важный документ, который впоследствии был удалён. Архив бизнес-коммуникации позволит найти его. Строка «Поиск информации» работает, как в Гугле: если вы помните, с кем и года общались, то восстановить файл, помещенный в базу данных, не составит труда.

DLP-система не только предотвращает кражи и непреднамеренные утечки конфиденциальной информации, но и оптимизирует управление бизнес-процессами. Руководители отделов и HR-менеджеры контролируют контакты пользователей в корпоративной сети и с внешним миром и могут в любой момент проверить активность пользователя на рабочем месте. Такие инструменты, как центр отчетности и архив бизнес-коммуникации, позволяют работать с большой информацией и быть уверенным, что она не пропадет.