Аудит бизнес-процессов компании

Некоторые бизнес-процессы никогда не бывают быстрыми. Закупки, адаптация сотрудников, организация доступов к конфиденциальным данным, учет информации — эти операции часто сопряжены с путаницей и ошибками в управлении. Такая неэффективность может стать препятствием на пути к достижению целей вашей компании. Выявить недостатки в работе предприятия поможет аудит бизнес-процессов. Подробнее в материале.

Что такое аудит бизнес-процессов и зачем он нужен компаниям?

Один из наиболее важных показателей эффективности работы компании — ее устойчивость при имеющихся ресурсах в условиях воздействия внешних и внутренних факторов. Со временем эта эффективность может снижаться. Выявить причины снижения эффективности помогает аудит бизнес-процессов.

Аудит бизнес-процессов — это структурированный обзор операций и мероприятий внутри организации для определения того, где можно внести улучшения. Такое исследование помогает организациям повысить эффективность и результативность своей деятельности и определить области, в которых необходимы улучшения. В рамках исследования может быть изучена и проанализирована производственная, коммерческая или управленческая деятельность организации.

Проведение анализа актуально по следующим причинам:

• Повышение эффективности. Позволяет выявить слабые места в работе компании, определить причины неэффективности и разработать меры по их устранению. Это может привести к снижению затрат, повышению производительности и улучшению качества продукции или услуг.
• Соответствие законодательству. Помогает убедиться, что компания соблюдает все необходимые законодательные и нормативные требования. Это снижает риски штрафов, судебных исков и других негативных последствий.
• Улучшение качества продукции и услуг. Выявляет проблемы с качеством продукции или услуг, которые могут негативно влиять на репутацию компании и лояльность клиентов. Устранение этих проблем может повысить лояльность клиентов и увеличить продажи.
• Оптимизация ресурсов. Помогает определить, насколько эффективно используются ресурсы компании (например, время, деньги, персонал). Оптимизация использования ресурсов может привести к экономии затрат и повышению конкурентоспособности.
• Стратегическое планирование. Результаты исследования могут быть использованы при разработке стратегии развития компании. Аудит предоставляет информацию об уязвимостях в системе управления, что позволяет принимать обоснованные решения о направлениях развития.
• Привлечение инвестиций. Инвесторы и кредиторы часто требуют проведения анализа работы компании перед тем, как предоставить финансирование. Исследование подтверждает финансовую устойчивость и надежность компании, что может способствовать привлечению инвестиций.
• Управление рисками. Выявляет потенциальные риски, связанные с процессами компании. Это позволяет разработать меры по управлению рисками и снижению вероятности их возникновения.
• Внедрение технологий и инноваций. Определяет, какие процессы можно автоматизировать или улучшить с помощью новых технологий.

Некоторые компании внедряют DLP-систему уже на этапе аудита бизнес-процессов. Это позволяет автоматизировать и ускорить некоторые процедуры. Кроме того, использование DLP-системы помогает контролировать выполнение рекомендаций по улучшению бизнес-процессов сотрудниками. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию!

Когда проводить аудит бизнес-процессов?

Плановый аудит бизнес-процессов во многих организациях проводится не реже одного раза в год.

Внеплановый аудит стал особенно актуален в связи с нестабильной экономической ситуацией.

Внеплановый аудит проводят в следующих случаях.

• После внедрения новых процессов, должностей, регламентов, инструкций. Такой тип исследования целесообразно проводить через 5-10 недель после внедрения новых процессов, чтобы определить, насколько нововведения эффективны и как они повлияли на привычную работу организации. Глубина исследования зависит от того, насколько радикальными были изменения: введение новой должности, внедрение новой системы информационной безопасности, разработка новых регламентов и инструкций и проч.
• После обнаружения внутренних или внешних угроз безопасности, а также рисков, которые могут повлиять на работу предприятия или сказаться на каких-либо процессах. Может быть инициирован руководителем предприятия или иным ответственным лицом вследствие снижения прибыли, роста числа недовольных клиентов или сотрудников и проч.

Какие бывают виды бизнес-процессов?

Бизнес не может функционировать эффективно без четко налаженных процессов. Без них он столкнется с дезорганизацией, хаосом и неэффективностью, что затруднит достижение поставленных целей.

Среди прочих выделяют следующие виды бизнес-процессов.

1. Основные бизнес-процессы. Это любая деятельность организации, направленная на получение прибыли: производство, оказание услуг, продажи, логистика, сервисная поддержка и проч.
2. Вспомогательные бизнес-процессы. Данный тип операций и мероприятий не приносит прибыль, при этом помогает поддерживать основные процессы и достигать поставленные перед бизнесом цели. К ним относят: маркетинг и PR-мероприятия, обеспечение информационной безопасности, бухгалтерский учет, закупки, юридическое сопровождение.
3. Управленческие бизнес-процессы. Выделяют стратегические, тактические и операционные процессы управления. Стратегические процессы задают вектор развития предприятия, операционные регулируют деятельность «здесь и сейчас».
4. Бизнес-процессы, направленные на улучшение работы предприятия. Необходимы для улучшения работы предприятия, оптимизации деятельности, повышения лояльности клиентов и сотрудников, совершенствования продуктов, услуг и проч.

В каждом предприятии есть свой набор процедур и процессов, обусловленных сферой и спецификой деятельности. При этом объекты исследования будут одинаковые для всех предприятий:

1. Ресурсы: штат, оборудование, программное обеспечение, транспорт, инфраструктура.
2. Информационные активы. Различная документация, базы данных, регламенты, инструкции и любая иная информация, циркулирующая внутри предприятия. Также обязательному изучению подлежат каналы коммуникации, через которые данные могут быть скомпрометированы.
3. Продукт или услуга, которые производит или предоставляет компания.

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы можно классифицировать по следующим критериям.

По эффективности

Эффективные процессы	Неэффективные процессы
Процессы, которые приносят прибыль компании, а также способствуют достижению целей.	Убыточные процессы, не приносят прибыль, препятствуют достижению целей.

По важности

Основные. Данный тип процессов регулирует производство продуктов или предоставление услуг компании. Напрямую влияют на ценностное предложение компании, ее способность конкурировать на рынке.

Вспомогательные. Бизнес-процессы, направленные на поддержку основных процессов. Речь идет об управлении персоналом, бухгалтерском учете, юридическом сопровождении, маркетинге, рекламе и проч.

Управленческие. Данный тип операций и мероприятий направлен на планирование, принятие управленческих решений, обеспечение стратегической согласованности, контроль деятельности и проч.

По подверженности рискам

Рискованные процессы	Безрисковые процессы
В рискованных процессах существует вероятность сбоев, ошибок и других неблагоприятных событий, которые могут привести к финансовым, репутационным и материальным потерям, а также к снижению качества продукта или предоставляемой услуги. Сюда же относятся процессы с рисками утечки конфиденциальной информации.	В таких процессах вероятность риска крайне мала или последствия реализации рисков не представляют угрозы.

По наличию или отсутствию внешних факторов

Влияют внешние факторы	Не влияют внешние факторы
На эти процессы влияют внешние факторы, в том числе изменения в законодательстве, активность конкурентов, состояние рынка.	Данные процессы проходят внутри компании и не зависят от внешних условий.

Ключевые компоненты бизнес-процесса

Как правило, под ключевыми компонентами подразумевают следующее.

• Входы процесса. Речь идет о ресурсах, материалах и информации, которые нужны для запуска и выполнения процесса. Вход может быть материальным (техника, оборудование, сырье) или нематериальным (инструкции, знания).
• Выходы процесса. Это готовый продукт или предоставляемая услуга, произведенные процессом. Также выходом может быть информационный актив или услуга, которые необходимы для реализации других операций внутри предприятия или предоставляемые клиентам и иным заинтересованным сторонам.
• Задачи. Это шаги, которые предпринимаются от входа до выхода процесса. Могут быть ручными, автоматизированными, часто подразумевают необходимость принятия решений, взаимодействие между специалистами и проч.
• Поток процесса. Последовательность действий в определенном порядке и взаимосвязь между ними.
• Роли и обязанности. Сотрудники компании, ответственные за выполнение различных действий в рамках исполнения процесса.
• Правила и политики. Внедренные правила, процедуры и стандарты, регламентирующие деятельность компании.
• Метрики. Это различные показатели, которые используются для оценки эффективности процесса.
• Контроль процесса. Это различные механизмы и процедуры, направленные на контроль исполнения процесса.

4 основных этапа аудита бизнес-процессов

Определение цели

Аудит процессов должен преследовать конкретную цель. Определите, что конкретно должна выявить проверка, а также на какие процессы следует обратить особое внимание. Наметьте план проверки, а также определите источники данных и инструменты, с помощью которых вы будете ее собирать.

Сбор данных

Важно, чтобы собранная информация была достоверной. Поэтому необходимо:

• проанализировать документы;
• собрать данные о показателях процесса, в том числе о методах планирования, реакции руководителей и сотрудников на сбои в работе, какие меры предпринимаются при сбоях;
• провести опрос сотрудников, которые участвуют в процессах;
• провести опрос поставщиков, которые тем или иным образом задействованы;
• провести опрос поставщиков, которые участвуют в бизнес-процессе;
• провести опрос конечных потребителей продукта;
• наблюдать за ходом работ.

Важно: на этом этапе некоторые сотрудники могут саботировать сбор информации, давать ложные сведения, что в значительной степени усложнит изучение бизнес-процессов. Использование DLP-системы позволит получать более точные сведения об эффективности процесса, выявить наиболее уязвимые места, нелояльных сотрудников и проч.

Проведение анализа

Собранные данные должны быть проанализированы по следующим параметрам.

1. Есть ли измеримые метрики эффективности того или иного процесса? Как исследуемый процесс связан со стратегическими целями компании?
2. Есть ли в компании действующие документы или инструкции, регламентирующие исследуемый процесс? Сотрудники ознакомлены с этими документами?
3. Бизнес-процесс проходит согласно разработанным инструкциям?
4. Фиксируется ли информация по проведению процесса? Предусмотрена ли какая-либо отчетность? Уведомляется ли руководитель о сложностях в исполнении?
5. Насколько довольны сотрудники и клиенты текущей эффективностью работы предприятия?

По мере исследования формируется отчет, выявленным процессам присваиваются категории.

Подготовка отчета и составление перечня рекомендаций

Если в ходе анализа какого-либо процесса выявлены несоответствия, он категорирован как неэффективный или рискованный, важно установить причину отклонений, а также уточнить, известно ли персоналу  и руководству предприятия о неэффективности, предпринимались ли какие-либо меры. Обратите внимание: отчет должен содержать не только сведения о неэффективности процесса, но и перечень рекомендации по его оптимизации и устранению недостатков.

Какие цифровые инструменты могут помочь в аудите бизнес-процессов?

Проведение аудита в небольшой компании занимает в среднем от 2 недель до 1 месяца. В крупном предприятии такое исследование может растянуться на несколько месяцев.

Использование цифровых инструментов бизнес-аналитики помогает существенно сократить время проведения исследования за счет автоматизации некоторых рутинных операций, в том числе сбора информации.

Более того, данные, собранные с помощью цифровых инструментов, помогут в значительной степени повысить качество проверки. Выявленные недостатки и ошибки могут стать триггером для нового исследования. Кроме того, использование цифровых инструментов позволяет получать данные в реальном времени, без необходимости ждать квартальный или месячный отчет.

Как проводить аудит бизнес-процессов в условиях риска утечки информации?

Утечка данных аудита может привести к серьезным последствиям для компании и ее клиентов. Далее перечислим некоторые из возможных рисков.

1. Утечка конфиденциальной информации. Исследование часто включает в себя сбор и анализ конфиденциальных данных, таких как финансовые показатели, информация о клиентах, стратегические планы и т. д. Утечка этих данных может привести к их использованию конкурентами или злоумышленниками в своих целях.
2. Нарушение законодательства. В некоторых случаях утечка исследования может нарушать законодательство о защите персональных данных и коммерческой тайне. Это может повлечь за собой штрафы и судебные иски.
3. Потеря доверия клиентов. Утечка данных о клиентах может вызвать потерю доверия и лояльности, что может негативно сказаться на репутации организации.
4. Финансовые потери. Утечка финансовых данных может привести к материальному ущербу.
5. Репутационный ущерб. Утечки данных могут нанести серьезный репутационный ущерб компании, особенно если они связаны с нарушением законодательства или этических норм.
6. Снижение эффективности бизнес-процессов. Утечка информации о внутренних операциях может дать конкурентам преимущество и снизить эффективность собственных бизнес-решений.
7. Правовые последствия. Организация может столкнуться с судебными исками от клиентов или партнеров, которые пострадали от утечки данных. Кроме того, за утечку организация может быть оштрафована или подвергнута другим санкциям со стороны регулирующих органов.

Для предотвращения утечки необходимо провести следующие мероприятия.

• Внедрить политику безопасности, которая будет определять правила и процедуры для защиты конфиденциальной информации.
• Организовать систему обучения персонала основам безопасного обращения с информацией.
• Ограничить доступ к данным. Предоставить доступ к отчету только уполномоченным сотрудникам.
• Развернуть DLP-систему внутри контура безопасности предприятия. Использование системы в значительной степени сократит риски утечки конфиденциальных данных, а также предоставит полную информацию об активности сотрудников за рабочими станциями.

Практические советы по проведению аудита бизнес-процессов точечно и в сжатые сроки

1. Не пытайтесь охватить одним исследованием сразу все операции и мероприятия, фокусируйтесь на самых актуальных проблемах предприятия.
2. Четко обозначьте временные рамки.
3. При подборе методов сбора информации учитывайте загрузку персонала и руководства. Так, далеко не каждый сотрудник сможет выделить время, чтобы дать развернутое интервью.
4. При проведении анализа и составлении перечня рекомендаций обязательно учитывайте потенциальную перспективу роста предприятия, расширения сферы его деятельности, а также влияние внутренних и внешних угроз.
5. Сотрудники могут лгать, а технологии беспристрастны. Используйте программное обеспечение, которое покажет, как на самом деле работает ваш бизнес и насколько вовлечены сотрудники в процессы.

Чек-лист по проведению бизнес-аудита предприятия

1. Подготовка к аудиту	Определение целей и задач. Выбор методов и инструментов (анализ финансовых показателей, оценка качества продукции или услуг, изучение внутренних операций и т. д.). Формирование команды аудиторов.
2. Анализ финансовой отчетности	Изучение баланса, отчета о прибылях и убытках, отчетов о движении денежных средств и капитала. Оценка ликвидности, платежеспособности, рентабельности и других финансовых показателей.
3. Оценка качества продукции и услуг	Анализ отзывов клиентов, жалоб и предложений. Проверка соответствия продукции стандартам качества и требованиям законодательства.
4. Изучение внутренних процессов	Анализ системы управления, включая организационную структуру. Анализ системы контроля качества, безопасности и охраны труда. Исследование системы мотивации и стимулирования персонала.
5. Проверка соблюдения законодательства	Контроль за соблюдением налогового, трудового, экологического и другого законодательства.
6. Интервью с сотрудниками	Проведение интервью с руководителями подразделений, менеджерами и рядовыми сотрудниками для получения информации о работе компании.
7. Сбор и анализ данных	Сбор и систематизация полученных данных, подготовка аналитических отчетов.
8. Разработка рекомендаций	Формулирование рекомендаций по устранению выявленных проблем и повышению эффективности работы компании.
9. Презентация результатов	Презентация результатов исследования руководству компании и другим заинтересованным лицам.
10. Контроль выполнения рекомендаций	Мониторинг выполнения рекомендаций и оценка их эффективности