Повышение эффективности управления персоналом

Когда система управления персоналом выстроена грамотно, снижаются издержки и растет конкурентоспособность организации. В этой статье мы разберем, как организовать повышение эффективности управления персоналом.

Введение в управление персоналом

Повышение эффективности системы управления персоналом — это комплекс мер, направленных на оптимизацию бизнес-процессов внутри компании, повышение продуктивности персонала и рентабельности производства — то есть на достижение корпоративных целей.

Тщательно настроенная HR-система позволяет:

• принимать обоснованные кадровые решения;
• находить и устранять неэффективные процессы, нарушения в цепочках коммуникации между сотрудниками и целыми подразделениями;
• определять продуктивных сотрудников и неформальных лидеров;
• выявлять токсичных, нелояльных организации сотрудников.

Потребность в повышении эффективности управления, как правило, возникает при отсутствии порядка в структуре и запутанной иерархии, избыточной бюрократизации процессов, непрозрачной системе мотивации и, конечно, когда есть потребность в росте компании и увеличении прибыли.

Для повышения эффективности системы управления персоналом используются различные стратегии и методы. Рассмотрим их подробнее.

Методы управления персоналом

Традиционно выделяют три метода управления штатом: административный, экономический и социально-психологический. Разберем каждый из них подробнее.

Административный метод

Здесь все строго. Характеризуется применением власти и внедрением нормативной документации: должностных инструкций, политик, регламентов, уставов и расписания. Чаще всего административный метод можно встретить в государственных организациях.

Экономический метод

Метод, при котором используется материальная мотивация персонала. Сотрудники готовы и хотят поддерживать высокий уровень продуктивности — ведь старания вознаграждаются деньгами или материальными ценностями.

Основная идея экономического метода: впечатления сотрудников о компании формируют впечатления клиентов.

Поощрять сотрудников можно с помощью стимулирующих выплат, медицинской страховки, абонементов в спортзал и материальной помощи в трудных жизненных ситуациях.

По данным peopleHum за 2024 год, до 48% сотрудников считают мотивационные «плюшки» наиболее важными при поиске работы.

Социально-психологический метод

Сотрудники лучше вовлечены в процессы и с удовольствием приходят в офис, если в компании поддерживается дружелюбная, благоприятная атмосфера. Компании могут укреплять HR-бренд:

• устраивать корпоративные мероприятия;
• выявлять и поддерживать неформальных лидеров;
• повышать комфортабельность рабочих мест;
• оплачивать образовательные курсы, курсы повышения квалификации;
• и даже просто дарить брендированную продукцию.

Хотя методы сильно отличаются друг от друга, все они могут приносить результат в подходящих обстоятельствах — особенно при поддержке специализированного программного обеспечения и систем мониторинга.

Хотя методы сильно отличаются друг от друга, все они могут приносить результат в подходящих обстоятельствах — особенно при поддержке специализированного программного обеспечения и систем мониторинга.

Текущие тренды в управлении персоналом

Безвозвратно ушли времена, когда управление командой было исключительно административной функцией. Сегодня мы можем наблюдать переход от простого администрирования к стратегическому консультированию руководства организации.

И именно поэтому закономерно возросла роль HR-аналитиков. Сегодня специалисты собирают, обрабатывают, исследуют и хранят огромные массивы данных о трудовой активности сотрудников. Гигабайты информации о продуктивности, логи коммуникаций (в том числе факты токсичного общения), время начала и окончания сессий в рабочих программах, простаивание компьютера, время начала и окончания рабочего дня, запускаемые процессы, веб-активность — на основе этих данных составляются отчеты для руководства, координируются процессы и принимаются обоснованные решения.

Анализ Big Data позволяет прогнозировать потребность в сотрудниках с конкретной квалификацией и навыками, внедрять адекватную и мотивирующую оплату за труд, определять проблемные области, формировать стратегии и планы развития компании.

Использование HR-аналитики позволяет определить, что влияет на удовлетворенность работников, выстроить систему повышения мотивации и лояльности к компании. Также она помогает предсказывать возможные увольнения и готовить меры по профилактике текучести кадров — а это, как минимум, минус одна статья расходов.

Для сбора таких данных организации активно используют специализированное программное обеспечение, в том числе DLP-системы.

Сотрудники ожидают вовлеченности от предприятия. Это значит, если организация хочет удерживать людей и поддерживать низкие показатели текучести, она должна обращать внимание не только на производительность сотрудника, но и на его желания, переживания и потребности.

Кроме того, растут требования и к лидерам команд. Сегодня от руководителей, помимо стратегического мышления и стрессоустойчивости, ожидают развитого эмоционального интеллекта (EQ), в том числе высокого уровня эмпатии. А еще — умения эффективно управлять удаленными или гибридными командами. Лидер нового времени должен быстро адаптироваться к бесконечным изменениям, например, ужесточению законодательства, введению ограничений, переходу на суверенное программное обеспечение — то есть отвечать на любые вызовы.

Стратегии повышения эффективности

Существует пять основных стратегий управления сотрудниками, и руководителю важно выбрать ту, которая подходит компании. Разберем каждую подробнее.

Предпринимательская стратегия

Стратегия отлично подойдет для стартапов и небольших команд. Руководитель набирает опытных и инициативных сотрудников, которых не нужно долго обучать и вводить в должность. 

От сотрудников ожидается моментальное включение в обязанности, высокая результативность и достижение целей.

Инструменты стандартные: создание дружелюбной, комфортной атмосферы в офисе, материальная мотивация, в том числе премии и стимулирующие выплаты, мягкая адаптация новых сотрудников.

Простой совет: в предпринимательской стратегии важно не только привлекать «звезд», но и удерживать их — создавая доверие, прозрачность и позволяя поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

Стратегия динамического роста

Эта модель эффективна для быстрорастущих компаний. Персонал, приверженный компании и готовый нести ответственность за результаты, проявляет инициативу, повышает продуктивность и способствует ускоренному росту бизнеса.

HR отвечает за реализацию кадровой стратегии: подбор людей, мотивацию и грамотное распределение по позициям. На этапе найма специалисты оценивают не только профессиональные навыки, но и личностные характеристики, способности и интересы кандидатов.

Важными факторами являются корпоративная культура, социальный климат и лояльность сотрудников. Для этого руководство уделяет внимание созданию комфортной атмосферы, стимулирующей экологичное взаимодействие и продуктивность.

Связь премий с KPI делает мотивацию прозрачной: сотрудники видят, какие результаты влияют на их бонусы.

Стратегия прибыльности

В первых двух стратегиях внимание сосредоточено на людях, которые поддерживают развитие компании. Стратегия прибыльности же ставит во главу угла, очевидно, сохранение прибыли, снижая приоритет человеческих ресурсов и усиливая строгость управления.

Руководство традиционно использует административный метод управления и его инструменты: строгие регламенты — и штрафы за их нарушения.

Ликвидационная стратегия

Ликвидационная стратегия актуальна для компаний, прибыльность которых постоянно снижается и цель которых — выжить любой ценой. Система материальной мотивации не используется, упор делается на строгие административные методы.

Приостановка повышения зарплат и премий сопровождается заморозкой карьерного продвижения и применением дисциплинарных мер.

Обучение сотрудников проводят только в случаях острой необходимости — когда затраты на найм профильного специалиста существенно превышают затраты на повышение квалификации.

При ликвидационной стратегии оптимально сохранять фокус на кросс-функциональности, то есть поощрять сотрудников осваивать смежные роли.

Циклическая стратегия

Стратегия актуальна для компаний в кризисной ситуации. Происходят увольнения, а оставшийся персонал получает увеличенную нагрузку — альтернативы нет.

При циклической стратегии руководство сталкивается с трудным выбором: кого сократить, а кому увеличить нагрузку.

Как правило, коллектив чувствует себя угнетенно, мотивация стремительно движется к нулю. И именно поэтому гибкость и способность к адаптации — обязательные качества для сотрудников, если компания выбрала циклическую стратегию.

Ключевые рекомендации по управлению персоналом

1. Тщательно изучите, как сотрудник работает, как принимает решения — и только потом планируйте нагрузку. Когда работодатель практикует индивидуальный подход, сотрудники дольше сохраняют вовлеченность и продуктивность, а в коллективах реже разгораются конфликты. Высоко вовлеченные команды приносят организациям больше прибыли — на 21%, согласно этому исследованию.
2. Найдите силы, чтобы похвалить сотрудника за успешно закрытую задачу. Похвала и одобрение от начальника сегодня оказались самым эффективным рычагом удержания сотрудника, обойдя денежные бонусы и повышение заработной платы.
3. Цифровизируйте процессы, инвестируйте в зрелые HR-технологии. Внедряйте системы мониторинга активности работников в течение рабочего дня, программное обеспечение для сбора данных и последующей аналитики, автоматизируйте рутинные задачи и избавьтесь от избыточной бюрократии — разгрузите свою команду. 
4. Предоставьте сотрудникам возможность работать в удобном для них формате: в офисе, удаленно или гибрид. Если это, конечно, позволяет должность. В компаниях, которые поддерживают удаленную работу, текучесть кадров на 25% ниже.
5. Формируйте культуру регулярной обратной связи и открытого диалога. Практика еженедельно проводить индивидуальные встречи один на один (они же one-on-one митинги) с подчиненными способствует укреплению доверия и созданию комфортных рабочих отношений. В отличие от общих планерок, встречи «один на один» сфокусированы на личностном и профессиональном росте сотрудника. 

Заключение

Главная цель HR-команды — сочетать инновационность и устойчивость, помогая компании расти и развиваться при разумном использовании ресурсов и даже экономии бюджета. Внедрение специализированного ПО позволяет отслеживать негативные настроения в коллективе, находить слабые звенья в цепочках коммуникаций, определять и поощрять эффективных сотрудников.

Специализированное ПО, несомненно, существенно повышает эффективность управления персоналом.

При этом внедренные средства контроля не должны превращаться в «кнут» для сотрудников. Важно помнить, что современные HR-технологии, программное обеспечение — это инструмент, не панацея. Машины не могут решать судьбу сотрудника. Но данные, которые они собирают, позволяют HR-специалистам и руководителям организаций принимать обоснованные, взвешенные решения.