Как лучше узнать сотрудника с помощью DLP-системы?
Сотрудники – главный ресурс компании. Результаты их работы влияют на все: прибыль, репутация, сохранение конфиденциальности данных в компании. Поэтому для работодателя важно понимать, что из себя представляет человек и что от него ожидать. Такая информация позволит вовремя заметить нестандартное поведение сотрудника. Впоследствии ее можно использовать, чтобы вовремя предотвратить его выгорание, увеличить эффективность или уличить в мошенничестве. Как это сделать, мы рассмотрим в данной статье.
Существует множество способов узнать, что представляет из себя человек: тесты, наблюдение, личная беседа с ним, отзывы коллег. Однако каждый из них обладает своими недостатками. Вот основные:
- Личная беседа. Факторов, которые влияют на суждение, много. Главный – это самооценка. Человек с завышенной самооценкой преувеличит или приукрасит свои достижения. Обладатель низкой самооценки, наоборот, расскажет о своих способностях меньше, чем это есть на самом деле. Адекватная самооценка встречается редко. Люди склонны впадать в крайности, поэтому не стоит сильно полагаться на их слова. Иначе велик риск составить неверный психологический портрет работника.
- Беседа с коллегами сотрудника. Здесь важно учитывать высокий уровень субъективности окружающих людей. Плохое или приподнятое настроение, доброе или недоброе отношение к сотруднику, умение разбираться в людях – все эти факторы повлияют на оценку. Коллеги не взаимодействуют с человеком целый день. Скорее всего, они знают его только с одной, «рабочей», стороны. Выводы на этой основе будут крайне односторонними.
- Запрос предыдущему работодателю. Идея хорошая, но недостатки тоже есть. Во-первых, существует вероятность потратить время, так и не получив ответ. Во-вторых, человеческий фактор. Немногие умеют отбросить личные претензии и оценить человека по достоинству. Возможно, предыдущий работодатель поделится ценной информацией, но доверять на 100% чужой оценке – неразумный подход.
- Наблюдение. Этот метод требует большего количества времени, чем любой другой. К тому же наблюдая за одним из сотрудников, можно упустить из виду остальных и пропустить тот момент, когда случится аврал или что-то посерьезнее, вроде утечки данных. И, конечно же, трудно не заметить, что наблюдение со стороны принесет односторонние результаты. А неправильно их интерпретировать слишком легко.
Таким образом, найти рациональную составляющую в отзывах других людей возможно. Однако обращаться с ней нужно крайне аккуратно, так как она носит субъективный и односторонний характер. Помимо того, расспросы сотрудника и его коллег породят ненужные слухи и домыслы, что нарушит рабочий климат в коллективе.
Необходимо организовать наблюдение за деятельностью сотрудника, ее анализ и контроль во время рабочего процесса. Здесь нужна аналитика, которую обеспечит специальное программное обеспечение. Например, DLP-система, с помощью которой можно:
1. Понять, насколько эффективно сотрудник использует свое время: как часто и какие сайты он посещает, какие запросы вбивает в поисковик, насколько быстро находит нужную информацию. Что касается действий вне интернета, система делает скриншоты рабочего стола, отслеживает время, проведенное в той или иной программе, а также считывает время простоя – когда сотрудник не пользовался компьютером больше 5 минут. Таким образом, DLP-система позволяет понять, сколько времени сотрудник уделил рабочим процессам и было ли это эффективно.
2. Оценить, насколько эффективно работник использует ресурсы компании: какими программами и утилитами пользуется, а какими пренебрегает, для каких целей ему нужен принтер, действительно ли есть в нем потребность. Нет нужды тратить деньги на закупку оборудования и программного обеспечения для сотрудника, если он им не пользуется или пользуется не по назначению. Экономия финансовых ресурсов будет значительной.
3. Проанализировать, насколько эффективно сотрудник взаимодействует с клиентами и коллегами. DLP-система обрабатывает аудио- и видео-звонки, конференции, аудиосообщения. Она способна записывать, распознавать и переводить разговор в текст. Эта информация дает материал для множества выводов о манере общения работника с клиентом и коллегами, насколько хорошо он решает поставленные задачи, умеет ли реагировать на нестандартные ситуации и о его эффективности в коммуникации в целом.
4. Оценить лояльность сотрудника. DLP-система анализирует большое количество данных разных типов: аудио, видео, текстовые сообщения в мессенджерах и социальных сетях, документы, которые сотрудник пересылает по почте. С кем созванивается и ведет переписку, на какие темы общается – это важные вопросы, ответы на которые дадут представление, как сотрудник относится к компании. В случае, если он пытается переслать конфиденциальные данные, система отреагирует и уведомит администратора. Анализ вышеперечисленных данных позволит понять, лоялен ли работник к компании, чем он занимается в рабочее время и даст ответы на другие вопросы.
DLP-система – хороший инструмент для анализа информации о человеке. Конечно же, составить полный психологический портрет возможно только с помощью всех способов, которые имеются в распоряжении: наблюдение, личная беседа, беседа с коллегами, запрос предыдущему работодателю. А сопоставив полученную информацию с информацией из системы DLP, можно получить цельную и объективную картину лояльности и эффективности сотрудника и того, что происходит в коллективе.
На основе полученных данных впоследствии можно принимать обоснованное решение о судьбе сотрудника в компании. Вдобавок обладание информацией о личностных особенностях персонала даст возможность более обдуманно формировать команды в дальнейшем.