Обязанность вести учёт рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, установлена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. При выявлении нарушения этой обязанности трудовая инспекция может возложить административную ответственность на должностных лиц организации. Безусловно, руководитель не занимается данным видом работ самостоятельно: для выполнения соответствующего контроля в штатных структурах организаций существуют специальные сотрудники или подразделения. Однако каждому руководителю нужно иметь общее представление о том, из чего состоит рабочее время, как его можно учитывать и какие современные способы помогают организациям соблюдать образцовую трудовую дисциплину. Об этом – в статье специалистов аналитического центра Falcongaze SecureTower.
Рабочее время: определение, виды и способы учёта
Рассмотрим понятие «рабочее время». В него входит время работы и время перерывов.
Время работы – это время, которое затрачивается на выполнение должностных обязанностей. Однако в него входит не только время, затраченное непосредственно на труд. Оно состоит из:
- времени подготовки к работе и времени, которое связано с окончанием работы;
- оперативного времени, где основное время – это время, которое затрачивается именно на выполнение трудовых обязанностей, а вспомогательное время – время, затрачиваемое на дополнительные действия, которые обеспечивают выполнение трудовых обязанностей;
- времени обслуживания рабочего места.
Время перерывов – это время, которое затрачивается на регламентированные и нерегламентированные перерывы.
В Схеме 1 представлена иерархия и взаимосвязь понятий, которые имеют отношение к понятию «рабочее время».
Схема 1
Система рабочего времени
Виды учёта рабочего времени
Вид учёта рабочего времени зависит от учётного периода, выбранного в организации, структурном подразделении или применяемого к той или иной штатной единице. Он устанавливается во внутреннем документе организации – Правилах внутреннего распорядка. Существуют:
- Подённый учёт рабочего времени. В этом случае учётный период – один рабочий день. Его используют при равной продолжительности ежедневной работы.
- Недельный учёт рабочего времени. В этом случае учётный период – одна рабочая неделя, за которую общее количество часов не превышает установленной трудовым законодательством максимальной продолжительности рабочего времени. Его используют в ситуациях, при которых рабочие дни или рабочие смены длятся разное количество времени.
- Суммированный учёт рабочего времени. В этом случае учётный период – месяц, квартал и т.д. в рамках года). Его используют в особых ситуациях, чаще всего учитывая характер и условия занятости.
Способы учёта рабочего времени
Рассмотрим некоторые способы учёта рабочего времени.
- Учёт рабочего времени на основании отметок о прибытии/убытии в специальной форме (табеле, журнале учёта и пр.). Такой способ учёта – один из самых распространённых. Сегодня он трансформировался и интегрируется с более сложными системами. Например, время считывается при использовании карточки, жетона или другого устройства-идентификатора и фиксируется в системе контроля и управления доступом (СКУД). Ещё один пример совершенствования такого способа учёта рабочего времени – реализация соответствующего функционала в CRM-системе Битрикс24.
- Учёт рабочего времени на основании принятых нормативов. Этот способ используется в случаях, если в организации или на предприятии установлены нормы времени, за которые должна выполняться та или иная операция.
- Учёт рабочего времени на основании фото- и/или видеоотчётов рабочего дня. Часто этот способ используется на опасных производствах, в кассовых отделениях банков и пунктах обмена валюты, ювелирных магазинах и других рабочих местах с повышенным риском или опасностью.
С учётом распространения и законодательного закрепления в ТК РФ дистанционного (удалённого) и гибридного (комбинированного) режимов работы следить за соблюдением трудовой дисциплины стало сложнее. В связи с этим популярным видом контроля за рабочим временем стало использование скриншотов рабочего стола сотрудника. Работодатель может внедрить подобную систему контроля в своей организации с использованием специального программного обеспечения, которое устанавливается на рабочий компьютер сотрудника, настраивается на автоматическое создание скриншотов. Также такое ПО способно анализировать данные и формировать необходимые отчёты автоматически. Данный функционал присутствует также и в DLP (data leak prevention – предотвращение утечек информации). Подробнее об этом читайте в разделе «Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ».
Ручной и автоматизированный учёт рабочего времени
Существует два вида учёта рабочего времени:
- ручной;
- автоматизированный.
При учёте рабочего времени общий алгоритм действий сотрудников, которые задействованы в этом процессе, отображён в Схеме 2.
Схема 2
Учёт рабочего времени: алгоритм действий
В современных условиях ведения бизнеса слишком дорого использовать ручной труд там, где можно применить автоматизированные технологии и специальное программное обеспечение. При его использовании выполнение всех шагов из Схемы 2 происходит практически автоматически и гораздо быстрее, человек в такой системе выполняет функцию оператора генерации данных.
Кроме экономически невыгодной траты ресурсов, существуют и другие проблемы неавтоматизированного учёта рабочего времени:
- Невозможность получить данные в реальном времени, длительное ожидание результатов ручной обработки данных.
- Риск недостоверности фиксируемой учётной информации. Эта проблема возникает в связи с тем, что при неавтоматизированном процессе учёта рабочего времени данные в формы или журналы фиксации вносит человек. Это может быть как сам работник, так и лицо, отвечающее за процесс учёта. В таком случае невозможно гарантировать правильность и безошибочность данных, внесённых, например, в табель учёта рабочего времени. Человек может либо ошибиться и неосознанно указать неправильные сведения, либо умышленно сообщать не соответствующую действительности информацию.
- Риск недостаточности доказательств при рассмотрении трудовых споров. Работодателю крайне важно иметь серьёзные доказательства, которые будут служить весомыми основаниями для, например, замечания о нарушении трудовой дисциплины, выговора или увольнения по причине прогула. Кроме этого, даже при ведении табеля учёта рабочего времени по унифицированной форме, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (формы № Т-12 или № Т-13), документ будет иметь юридическую силу лишь в случае, если на нём будут присутствовать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с нормативными правилами делопроизводства.
- Низкое качество контроля за соблюдением рабочего процесса. Практически любая компания стремится направить все силы для обеспечения продуктивной работы сначала ключевых бизнес-процессов, от которых напрямую зависит прибыль. В такой ситуации процесс учёта рабочего времени зачастую остаётся без должного внимания. Отсутствие ресурсов, которые необходимы для учёта рабочего времени, может привести не только к производственным, но и законодательным проблемам.
Методы автоматического контроля и учёта рабочего времени
Существует ряд методов автоматического контроля и учёта рабочего времени, которые реализованы в самостоятельных СУРВ или в других системах, содержащих основной функционал СУРВ. Рассмотрим наиболее известные из них (Схема 3).
- СУРВ, основанные на принципе работы RFID-меток. Чаще всего такие СУРВ интегрированы в системы идентификации и контроля доступа. Представляют собой считыватели, которые встроены в электронные замки, турникеты и т.д. Система способна анализировать и хранить в своей базе данных информацию о местоположении сотрудника. К минусам таких систем относятся сложности работы элементов системы из-за несовместимости с обновляемым программным обеспечением.
- Биометрические СУРВ. В основе таких систем также лежат RFID-метки (radio frequency identification – радиочастотная идентификация), однако заменой считывателей являются сканеры лица, отпечатков пальцев, сетчатки глаза и т.д. Считается, что такая система надёжнее, так как обмануть считыватели намного сложнее. В то же время не следует исключать и серьёзных минусов таких систем: они очень дорогие.
- СУРВ с видеофиксацией. Сегодня это очень распространённый метод автоматического контроля и учёта рабочего времени, его используют многие предприятия и компании. К однозначному плюсу выбора такого варианта СУРВ относятся небольшие затраты на вычислительные мощности, то есть низкая себестоимость. К минусам можно отнести зачастую низкое качество распознавания и лёгкую подделку достоверности.
- СУРВ в RTLS. Расширенный функционал RTLS-систем (real-time locating system – система локального позиционирования в режиме реального времени) может не только отслеживать местоположение работников в реальном времени, но и выполнять функции учёта рабочего времени. Такой тип учёта имеет множество плюсов, особенно при интеграции с системой видеонаблюдения. К минусам таких систем относится их высокая стоимость и сложная интеграция в инфраструктуру организации.
- СУРВ как элемент ПО. Один из самых распространённых методов автоматического контроля и учёта рабочего времени сотрудников, которые работают в офисах и удалённо. К однозначным плюсам таких систем можно отнести недорогую стоимость, постоянную поддержку и обновление ПО, минимальные технические требования, лёгкую и быструю интеграцию. К примеру, определённый функционал СУРВ может быть реализован в таком ПО, как DLP (data leak prevention – предотвращение утечек информации).
Работодатель, приобретая систему защиты от утечек данных, одновременно получает и систему контроля и учёта рабочего времени. Стоит отметить, что не все DLP способны качественно обрабатывать данные, связанные с учётом рабочего времени и его распределением, и создавать соответствующую документацию. Для того, чтобы изучить расширенные функции контроля и учёта рабочего времени DLP-системы Falcongaze SecureTower, перейдите к разделу «Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ».
Схема 3
Виды СУРВ
Как внедрить СУРВ в инфраструктуру организации?
Реализация идеи по внедрению СУРВ в организации состоит из предподготовки и ряда этапов.
Что нужно выполнить перед закупкой и внедрением СУРВ?
- Определить персональные задачи внедрения СУРВ и выбрать систему. Они могут быть как общими (автоматизировать учёт рабочего времени удалённых работников, усилить контроль за их трудовой дисциплиной и т.д.), так и частными, конкретными (контроль за дорогим оборудованием, станками, инструментом, оснасткой и т.д.). Список задач будет напрямую влиять на анализ рынка поставщиков и, соответственно на выбор самой СУРВ или её аналога. Рекомендуем составить обоснование выбора оптимального варианта в письменно виде, чтобы ускорить процесс согласования.
- Составить, согласовать и утвердить план мероприятий по внедрению системы. Такой план должен содержать наименование всех необходимых работ и сроки их исполнения. Также в документе должны быть зафиксированы список лиц, которые будут нести ответственность за реализацию каждого этапа.
- Заключить договор поставки и внедрения системы в инфраструктуру организации. На этом этапе рекомендуем согласовать уже составленный план работ с представителями заказчика и внести изменения, если это потребуется.
Этапы внедрения и интеграции СУРВ в инфраструктуру организации:
- Выполнить подготовку коммуникаций и территории для монтажа системы. В список работ на этом этапе может входить, например, определение размещения проходных и расчёт необходимого количества турникетов.
- Выполнить установку и монтаж автоматизированной системы, проверить работоспособность оборудования и ПО.
- Определить тестовый период работы системы. Выявить необходимость интеграции системы с другими системами организации. Определить состав специалистов, необходимых для обслуживания и поддержания системы в рабочем состоянии.
- Начать формирование базы данных СУРВ с информацией о сотрудниках и графиках, которые используются в организации. Определить порядок внесения в систему возникающих запланированных отклонений (отпуск, командировки, больничные и т.д.). Определить перечень автоматического создания необходимой отчётности.
- Распланировать и начать проведение необходимых инструктажей и, если необходимо, организовать выдачу идентификаторов (например, электронных пропусков).
- Проанализировать принципы работы СУРВ во время тестового периода. На основе анализа составить и закрепить правила работы СУРВ во внутренних документах организации.
- Настроить отображение в отчётных документах системы всех необходимых реквизитов. При необходимости – утвердить шаблоны генерируемой СУРВ отчётной документации.
Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ
Внедрение системы учёта рабочего времени в компанию – большая и комплексная задача. Она помогает:
- упорядочить контроль доступа;
- обеспечить безопасность работников и активов компании;
- систематизировать управление доступом сотрудников;
- повысить качество учета рабочего времени и времени простоя;
- повысить дисциплину труда, сократить опоздания;
- автоматизировать расчеты, связанные с учётом рабочего времени и заработной платой, а также подготовку соответствующих отчётов.
Несмотря на большое количество преимуществ не всем организациям подойдёт СУРВ для учёта и контроля за рабочим временем. Объясним, почему СУРВ может не подойти:
- необходимо выделить существенные и часто необоснованные затраты на покупку и внедрение СУРВ;
- важно предусматривать дополнительные затраты на обновление, обслуживание или ремонт;
- придётся нанять специалистов, которые будут обеспечивать работу СУРВ, а также поручить некоторые новые обязанности нынешним сотрудникам;
- большое количество дополнительных и не всегда нужных функций;
- невозможно контролировать рабочее время удалённых (дистанционных) сотрудников и/или сотрудников с гибридным (комбинированным) режимом работы.
Все необходимые функции контроля и учёта рабочего времени, которые помогут сэкономить денежные средства и построить высокий уровень трудовой дисциплины даже при наличии в штате сотрудников, работающих удалённо, представлены в DLP Falcongaze SecureTower (Схема 4).
Схема 4
Возможности СУРВ, которые способна обеспечить DLP
Рассмотрите DLP в качестве более лёгкой и гибкой альтернативы СКУД. Более того, DLP Falcongaze SecureTower поможет решить задачи по сохранности информационных активов, устранить риски внезапной утечки конфиденциальной корпоративной информации и обезвредить инсайдеров, которые могут проникнуть во внутренний периметр компании.
Используйте возможность протестировать DLP Falcongaze SecureTower бесплатно в течение 30 дней. По результатам тестового периода вы получите подготовленную системой информацию, которую вы сможете использовать для совершенствования работы своей компании.