Що таке облік робочого часу?

Тотальний контроль робочого часу працівників не є панацеєю для жодної організації, оскільки бездумне ведення табельного обліку офісної поденки свідчить про ефективність лише однієї людини – упорядника цих самих табелів. По суті, програмні інструменти обліку робочого часу корисні тільки як елемент залякування: відходити від робочого місця до 18.00 – зась. Ефективність такої корпоративної політики – питання дискусійне. Продукт SecureTower від компанії Falcongaze допомагає вирішити проблему марного «просиджування» в офісі.

Ведення обліку, фактично відпрацьованого кожним окремим працівником часу – обов'язок роботодавця перед законом. За порушення постанови уряду передбачена адміністративна відповідальність, що накладається органами державної інспекції. До початку робочого дня співробітник зобов'язаний відзначити свій прихід, а після закінчення – відхід, в порядку, встановленому організацією. Засоби контролю повинні бути відкриті для безперешкодного доступу за півгодини до початку роботи і відразу після її закінчення. Своєю чергою, роботодавець повинен стежити за справністю систем. Такої ж концепції, юридично, дотримується і загальна ідея контролю персоналу. Роботодавець має право здійснювати нагляд за виконанням прямих посадових обов'язків співробітниками, використовуючи будь-які технічні засоби (будь то камери відеоспостереження або DLP). Головне – діяти в рамках закону і сповістити колектив.

Навіщо взагалі контролювати персонал?

Стаття 91 Трудового кодексу РФ говорить, що норма робочого часу – 40 годин на тиждень. Виходячи з цього, розрахувати терміни виконання проектів досить просто, зіставивши години роботи, відповідно до кваліфікаційного довідника або функціональних обов'язків співробітника. Істотний недолік такої схеми – неможливість врахування людського фактора (перекури, лікарняні, запізнення, особисті справи в оплачуваний час) і форс-мажори. Все це призводить до різниці між витраченим часом і фактично виконаною роботою. Облік робочого часу дозволяє платити за безпосередньо відпрацьований час, а не запізнення, перекури і комп'ютерні ігри на робочому місці. Крім того, аналіз зібраних даних дозволяє керівнику говорити про раціональність робочого роботи і, відповідно, розмір заробітної плати.

Інше питання в підході до виробничого контролю. Одні керівники переконані, що необхідно оцінювати лише результат, інші вважають за краще відстежувати всі етапи виконання завдань, а треті і зовсім сприймають моніторинг, як шпигунство за співробітниками і полювання на порушників дисципліни. Мабуть, «тримати під прицілом» колектив постійно – не самий неефективний із запропонованих варіантів з огляду на те, що тотальне стеження демотивує команду і, керуючись експериментальними дослідженнями бізнес-школи імені Уолтера Хааса в складі Каліфорнійського університету, ніяк не допомагає в досягненні цілей (якщо тільки ваша мета – не крах бізнесу).

Як здійснюється контроль співробітників в SecureTower

У режимі реального часу система контролює і аналізує активність користувачів за всіма робочими станціями, підключеними до корпоративної мережі. Система безперебійно «зчитує» дії співробітника за робочим комп'ютером і сигналізує уповноваженого фахівця про початок незапланованого простою (причому, дозволений час бездіяльності можна налаштувати самостійно). А опція «Активність користувачів» дозволяє проконтролювати робочий процес навіть кожного окремого співробітника, досліджуючи так звану «фотографію робочого дня». Програма покаже: які програми були активні в ПК, скільки часу було витрачено на роботу, а скільки на «серфінг» в інтернеті; які процеси виконувалися; які сайти відвідував користувач і навіть, з ким спілкувався в певний час.

Поширеним аргументом проти цифрового контролю співробітників є те, що софт – нав'язливий і збільшує існуюче навантаження на мережу. Це не так. SecureTower може працювати як в прихованому, так і у відкритому режимі, і співробітник ніколи не здогадається про наявність ПЗ, що перехоплює дані на комп'ютері.

SecureTower однаково ефективний як в централізованих, так і в компаніях з територіально розподіленою структурою. В автоматичному режимі, відповідно до запрограмованої періодичності, система надаватиме офіцеру служби безпеки або керівнику підрозділу зручний систематизований звіт про робочі процеси, що відбуваються на виробництві, що, до слова, істотно скорочує витрати на контролюючий персонал.

Чи справді контроль дисциплінує?

Для початку потрібно точно розуміти, кого конкретно ви маєте намір контролювати. Контроль процесу набагато важливіший контролю результату в тому випадку, якщо ваші співробітники виконують стандартні операції. Наприклад, працівники бухгалтерії, оператори колл-центру, аналітики і тому подібне. Справа в тому, що творчої складової в такій діяльності немає, а результат залежить від дотримання суворого регламенту. Інша річ – представники творчих професій. Як контролювати дизайнера, програміста чи письменника? І що вважати задовільним результатом їх роботи?

Пам'ятайте, що не можна карати працівників контролем. Якщо ви вважаєте, що ваша присутність неприємна для співробітника, і він прагнутиме виконувати роботу настільки якісно, щоб контроль не знадобився, то знайте – це помилка. Методичка німецької компанії Bosch Group рекомендує пояснити співробітнику, чому саме на нього ви звернули свою (пильну) увагу, чітко донести позицію за підсумками (реально проведеного) аналізу конкретного випадку і дати час на виправлення. Таким чином, ви чітко окреслите для співробітника коло своїх бізнес-інтересів і дозволите сфокусуватися на поставлених вами цілях.

Заздалегідь проінформуйте колектив про перевірку. Очевидно, звичайно, що не варто влітати в офіс подібно шуліці і грати з підлеглими в гру «знайду-не знайду». Якщо співробітники недобросовісно виконують свої обов'язки, їх краще звільнити. Такий підхід буде значно ефективнішим.

Навіщо потрібні програми для контролю співробітників?

Тотальне стеження за тим, як і де ваші працівники проводять кожну секунду робочого часу робить, в принципі робить будь-який софт неефективнм. Комплексне рішення SecureTower слід сприймати, як шкалу прогресу і продуктивності праці. Як інструмент для спрощення вашої роботи. ПО надає детальний звіт про продуктивний і непродуктивний час, витрачений на актуальні завдання. Ви можете аналізувати отримані дані в ретроспективі, щоб оцінити час, необхідний для завершення подібних проектів в майбутньому.

Придбавши наш софт, ви також зможете досліджувати «інциденти безпеки» на виробництві. Система буде інформувати вас про злочини трудового розпорядку і подавати докази порушень. Наприклад, перехоплене листування в соціальних мережах; повідомлення (зі скріншотом) про те, що замість своїх безпосередніх обов'язків, працівник завантажив серіал на робочому комп'ютері; або інформацію про те, що ваш співробітник здійснює протиправні дії, що наражають ваше підприємство на небезпеку.

Золота середина

У вашій компанії повинне діяти наступне правило: «якщо про щось домовилися, це повинно виконуватися». Якщо хтось виходить з домовленостей або хоче їх змінити – ця людина повинна вас проінформувати. Щоб не виходило по-іншому, намітьте точки контролю і обов'язково звертайте увагу на відхилення (без реакції моніторинг втрачає сенс). Ставте конкретні завдання. За результатами виконання, проводьте аналіз і робіть висновки. Делегуйте і автоматизуйте контроль, врешті-решт, це і є завдання керівника. Ну і, звичайно, робота, за якою ведеться контроль, повинна бути виконана на 100%.

Незалежно від того, чи є ви власником невеликої компанії або керівником великої корпорації, SecureTower надасть значну підтримку будь-кому, хто хоче завершити свої проекти в термін і в рамках бюджету.