Типи офісних прокрастинаторів і як з ними боротися?
Прокрастинація – це те, з чим рано чи пізно стикається кожна людина. Крім того, що через неї витікає дорогоцінний час, усвідомлення своєї непотрібності може призвести до важких психологічних розладів. Потрібно розуміти, що прокрастинація і лінь це різні речі. Прокрастинуючи, людина усвідомлено відкладає термінові справи, що надалі викликає почуття провини і самобичування, а це ще більше погіршує ситуацію.
Фахівці Falcongaze переконані, що психологічно комфортні умови праці вкрай важливі для забезпечення внутрішньої безпеки вашої компанії. З цієї причини наші аналітики вирішили з'ясувати чому з'являється прокрастинація і що з цим робити роботодавцю.
Перш за все, важливо відзначити, що люди, які працюють на благо вашого бізнесу це ваші союзники, а не вороги. В той момент, коли ви приймаєте людину на роботу, ви підтверджуєте, що його компетенції і навики відповідають заявленим вимогам. Тоді виникає закономірне запитання: чому через якийсь час ви помічаєте зниження зацікавленості і активності співробітника у виконанні своїх обов'язків? А помічаєте? Маючи штат в понад 20 осіб, проявляти пильність, або навіть краще сказати, чуйність до кожного співробітника досить складно.
Як зрозуміти, що ваші співробітники схильні до прокрастинації?
Щоб отримати відповідь на це питання, вам потрібно мати уявлення про повну картину робочого дня ваших підлеглих. Однак якщо мова йде про середню або тим більше велику компанію, збір подібної інформації стає проблематичним і ресурсомістким.
На наш погляд, розумним рішенням може стати використання системи моніторингу діяльності співробітників. На сьогоднішні ринок пропонує різноманітні рішення з подібним функціоналом. У тому числі і наш продукт SecureTower має функцію контролю робочого часу, що дозволяє побачити, скільки часу працівник реально витратив на виконання того чи іншого завдання. Також завдяки кейлоггеру, функціям аудіо- і відеомоніторингу і зняття скріншотів робочого столу можна скласти досить коректну картину робочого дня співробітника.
Існують різні класифікації прокрастинаторів. На їх основі ми зробили вибірку, найбільш актуальних, на наш погляд типів.
Перфекціоніст
Навіщо щось робити, якщо не вийде досягти досконалості? Саме таким питанням задаються прокрастинатори-перфекціоністи. Однак чи можна вижити з таким підходом в колективі, питання неоднозначне, майже риторичне. Такий підхід – спосіб перекласти відповідальність, тому що людина не впевнена, що зможе ідеально виконати завдання. Як мінімум тому, що потонувши в деталях, такий співробітник так і не перейде до суті.
Мрійник
Цей тип прокрастинаторів добре проявляє себе в плануванні. Його думки сповнені креативу і нестандартних підходів. Але коли мова заходить про досягнення поставлених цілей, тут виникають труднощі. Найчастіше ці проблеми пов'язані з нереальністю поставлених завдань і поганими навичками тайм-менеджменту.
Уникач
Основна проблема уникачів, це страх перед невдачею або засудженням з боку колег. Такі співробітники будуть відкладати роботу до останнього, аби тільки не зіткнутися з критикою. Серед улюблених занять цього типу прокрастинаторів – оновлення пошти та перевірка повідомлень. Це начебто і по роботі, і енергії вимагає достатньо, що після всього і відпочити не соромно. Однак весь цей ритуал віддаляє працівника від вирішення реальних завдань.
Дедлайнер
Такі прокрастинатори відкладають справи до точки неповернення. І роблять це навмисно. На їхню думку, найбільш продуктивна робота можлива тільки в режимі авралу. Тільки от про якість роботи доводиться забути. З одного боку, найбільш цікаві рішення і правда можуть з'явиться в стресовій ситуації, але вибирати такий спосіб роботи щоденно – не найкращий варіант.
Метушливий прокрастинатор
Постійна зайнятість і метушливість – основні риси цього типу. Іноді, таку поведінку можуть навіть імітувати, щоб створити для роботодавця і себе самого видимість активної роботи. Найчастіше це пов'язано з невмінням розставляти пріоритети тим завданням, які накопичились. Таким чином, людина постійно відкладає ухвалення рішень з важливих питань і неодмінно втомлюється від рішення другорядних завдань. У підсумку, не відчуваючи задоволення від досягнення поставленої мети, працівник перегорає, а начальство невдоволено низькою продуктивністю співробітника.
Як допомогти людині сконцентруватися і побороти прокрастинацію?
- Розставляйте пріоритети
Щоб дедлайни не горіли в одному вогнищі з вашими нервами, варто розподіляти завдання відповідно до їх пріоритетності. Це стосується менеджерів, які ставлять завдання співробітникам, а також працівників, які формують список справ самостійно. Грамотно складене завдання із зазначенням його терміновості дасть працівнику розуміння часового ресурсу, який у нього є. Очевидно, що маючи 5 актуальних питань, які потребують вирішення, легко піддатися паніці. Однак розподіливши їх у порядку терміновості і прикинувши, скільки часу знадобиться на кожне з них, завдання вже не будуть здаватися такими нездійсненними. Ця порада дуже корисна для метушливих прокрастинаторів і перфекціоністів.
- Реально дивіться на речі
Якщо людина не володіє іноземними мовами, малоймовірно, що він зможе провести гідну презентацію для іноземних клієнтів. Так само як працівник, що не знає всіх нюансів проекту, не зможе підготувати якісний звіт. Постановка реальних цілей компетентним людм – запорука ефективності роботи колективу і здорової психіки працівників. Таким чином вам буде легше впорається із уникачами, тому що у них буде менше шансів засумніватися в тому, що вони не подужають поставлену задачу.
- Мотивація – наше все
Дуже важливо, щоб людина розуміла, яка саме винагорода його очікує. І мова не йде про матеріальну складову. Так, гідна оплата праці, це добре. Але значно ціннішим для співробітника буде розуміння того, що його робота корисна і є внеском у спільну справу. Погодьтеся, що братися за роботу, результат якої ти не побачиш – сумнівне задоволення. У такій ситуації і починаються скролинг пошти, онлайн ігри, нескінченні чаювання і далі за списком. Тому варто ставити досяжні цілі на кожен день, особливо якщо проект тривалий, а ви виявили в колективі прокрастинатора-мрійника. Постійно повідомляйте працівнику про те, як ви оцінюєте прогрес його роботи, фіксуйте початок і завершення окремих завдань. Видимість результату і його об'єктивна оцінка допоможе таким працівникам краще справлятися зі своєю роботою.
- Планування
Якщо ви бачите, що поставлені вами завдання часто виконують в останню хвилину, а якість їх виконання вас не влаштовує, то ви напевне маєте справу з дедлайнером. Як варіант допомоги такому співробітнику можна розглянути метод планування Франческо Черілло. Суть методу полягає в тому, що великий дедлайн можна поділити на маленькі. Розбиваючи час на короткі 25-хвилинні блоки, з'являються керовані відрізки, у кожного з яких є дедлайн. А в перервах між блоками працівник може відпочити і перезарядиться.
- Вимкнути звук гаджетів
Це загальна порада для будь-якого типу прокрастинаторів, та й для старанних працівників теж. Ми живемо в такий час, коли інформаційна хвиля просто накриває нас кожної секунди. Як можна сконцентруватися на важливому завданні, якщо на екрані смартфона постійно мерехтять сповіщення? Сигнали відволікають не тільки вас, але і тих людей, що сидять поруч, які інстинктивно також потягнуться перевірити повідомлення. Для загального емоційного спокою радимо вимикати звук телефону, а краще взагалі прибирати його зі столу.
- Порядок на робочому місці
Впорядкованість предметів на робочому місці допоможе створити впорядкованість думок і дій. До того ж, якщо людина любить розкладати які-небудь дрібниці, не пов'язані з роботою, на столі, не дивно, що це буде постійно відволікати його. Варто звільнити стіл від зайвих предметів, які будуть чіпляти погляд протягом дня і викликати абстрактні думки.
- Графік
Рекомендуйте співробітникам дотримуватися графіка обідніх і технічних перерв, це позбавить колектив від багаторазових чаювань, вічних прогулянок до холодильника і назад, і порожніх розмов в курилці. Зрозуміло, що всім потрібно іноді відволіктися і відпочити, для цього і створені перерви.
Працівникові і роботодавцю важливо зрозуміти, що не існує єдиної пігулки, здатної позбавити людину від ліні або забезпечити йому надконцентрацію. Однак змінивши ставлення до проблеми можна відчути себе зовсім інакше. Наприклад. Якщо працівник не буде сприймати роботу як рутину або низку наказів начальства, а скоріше, як нові виклики його професіоналізму, які подарують йому новий досвід і експертизу, він точно буде працювати продуктивніше.