Оптимізуємо бізнес-процеси в компанії за допомогою DLP

Розробники DLP-систем люблять порядок. Тому вони створюють і вдосконалюють рішення, які спрощують ведення бізнесу. Крім запобігання витоків даних SecureTower контролює персонал, ресурси і всю інформацію, яка циркулює в компанії. Аналітичний відділ Falcongaze розбирається, які інструменти DLP використовують для оптимізації бізнес-процесів.

Про наслідки витоку конфіденційної інформації ми писали в нещодавньому матеріалі за лютий. Сьогодні мова піде про те, до чого призводить неорганізованість у роботі бізнесу та як DLP-система допомагає її усунути: ми поговоримо про відстеження веб-активності працівників, використання архіву бізнес-комунікації та центру звітності.

Припиняємо нецільове використання ресурсів

DLP-система фіксує кожну активність за робочою станцією. Їй відомо, що користувач відвідав Фейсбук, відкрив браузер і поспілкувався з колегою в месенджері. Такий моніторинг показує, як співробітники витрачають робочий час і ресурси компанії, хто найбільш продуктивний, а хто займається своїми справами.

Розглянемо спілкування в соціальних мережах. У DLP-системі передбачений лічильник, який стежить за показниками активності користувача. Вказуємо в правилах безпеки facebook.com і задаємо допустимий час проведений за день – якщо перевищити задану умову, керівник отримає повідомлення, що такий-то співробітник зловживає соцмережами.

Можна сказати, що DLP-система спонукає персонал більш відповідально ставитися до своїх обов'язків, тому її цінують HR-менеджери і керівники відділів – про це свідчать результати нашого анкетування.

Розбираємося з інформацією

Власники DLP знають про свою інформації все: де знаходиться певна документація, куди її передають. Така обізнаність допомагає згодом знизити витрати і позбутися від однотипної роботи, що вимагає багато часу.

Знаючи, як влаштований документообіг в корпоративній мережі, керівництво може оптимізувати бізнес-процеси в організації. Наприклад, якщо в компанії значну частину часу йде на розробку документації – можна розробити готові форми або встановити CRM. Таким же чином DLP-система виявить, яке ПЗ використовується часто, а яке не затребуване, щоб купувати тільки необхідні ліцензії.

SecureTower знайде конфіденційну інформацію у тих, хто не повинен мати до неї доступу. Керівництво зможе правильно розмежовувати привілеї, щоб співробітники могли користуватися лише тими документами, які необхідні для роботи. Якщо ж постійно надходять запити на якісь дані від відділу, який не має на них прав – можна їх надати.

Контролюємо контакти

У DLP-систему SecureTower вбудований граф-аналізатор комунікативних зв'язків. Цей інструмент виявляє коло спілкування користувачів і контролює взаємодію персоналу з усіма зовнішніми абонентами, в тому числі з конкурентами. Керівництво компанії або служба безпеки бачать з ким спілкуються співробітники, і, завдяки тому, що інформація інтерактивна, можуть переглянути зміст переписки.

Припустимо, нам відомо, що одна з адрес, з яким контактує співробітник, належить конкуренту. Адресу зафіксовано, і ми можемо використовувати її, щоб з'ясувати, хто ще із співробітників спілкувався з конкурентом. Для цього створимо окрему картку для гостя з конкуруючої фірми, а граф-аналізатор вкаже всіх учасників спілкування.

Таким чином, ми можемо виявити інсайдера або спробу переманювання цінних співробітників. Граф-аналізатор робить комунікацію персоналу прозорою і допомагає HR-менеджерам і керівникам відділів покращувати соціальний клімат організації. Отримуємо детальні звіти про роботу співробітників

Отримуємо детальні звіти про роботу співробітників

DLP-система збирає і класифікує всю інформацію, яка обробляється в центрі звітності. Звернувшись до цього модулю, фахівці і топ-менеджери аналізують роботу окремих співробітників і цілих підрозділів.

У центрі звітності можна побудувати персональний звіт про працівника, якщо, наприклад, нас цікавить наскільки активний він був за комп'ютером сьогодні. Керівник бачить картину робочого дня і розуміє, скільки часу працівник витратив на виконання завдання. Щоб порівняти користувачів між собою, вибираємо співробітників і задаємо умову яке нас цікавить: скажімо, відвідані сайти або вихідні листи. Отриманий графік розташує співробітників в порядку зменшення за цим показником.

Центр звітності демонструє підсумки роботи персоналу, відділу і цілої організації, а керівники в свою чергу коригують розподіл завдань, терміни, створюють оптимальні команди для проектів. Ведемо архів бізнес-комунікації

Ведемо архів бізнес-комунікації

При використанні в корпоративній мережі DLP-системи інформація не пропадає безповоротно, а зберігається в архіві бізнес-комунікації. Всі передані і отримані дані доступні і відновлюються, навіть якщо видалити їх з конкретної робочої станції. Це дозволяє знайти документ і розслідувати будь-який інцидент в ретроспективі.

Наші клієнти відзначають, що DLP-система дуже корисна, коли необхідно оперативно знайти і вивчити попередні ділові листи, або ж відшукати відправлені раніше документи. Наприклад, ви спілкувалися з колегою і відправили йому важливий документ, який згодом був видалений. Архів бізнес-комунікації дозволить знайти його. Рядок «Пошук інформації» працює, як в Гуглі: якщо ви пам'ятаєте, з ким і коли спілкувалися, то відновити файл, який є в базі даних, не складе труднощів.

DLP-система не тільки запобігає крадіжкам і ненавмисним витокам конфіденційної інформації, а й оптимізує управління бізнес-процесами. Керівники відділів та HR-менеджери контролюють контакти користувачів в корпоративній мережі і з зовнішнім світом і можуть в будь-який момент перевірити активність користувача на робочому місці. Такі інструменти, як центр звітності і архів бізнес-комунікації, дозволяють працювати з великими обємами даних і бути впевненим, що вони не пропадуть.