Як контролювати своїх співробітників?
Коли роботодавець піклується про свій бізнес, він прагне набирати ефективних співробітників. Йому важливо, щоб вони займалися справою на робочому місці, а не грали в ігри, листувалися з друзями або читали статті не по справі. Тому керівник намагається контролювати своїх співробітників і їх діяльність під час роботи.
Якщо цього не робити, компанія може зазнати величезних збитків. Деякі співробітники просто не зацікавлені в своїй роботі, деякі, можливо, вигоріли і не в змозі організувати свою діяльність, у кого-то проблеми в особистому житті - і це позначається на роботі. Перераховувати причини можна нескінченно.
Проте, якщо керівнику важливий його бізнес, йому потрібно знати, як він може контролювати своїх співробітників. Це може вирішити безліч проблем, але найголовніша - це своєчасне виявлення тих, хто тільки створює видимість активної діяльності.
Які методи контролю роботи співробітників може використовувати керівник?
Для початку важливо виходити з того, що види контролю бувають різні. Керівнику необхідно розуміти, який саме вид контролю потрібен під завдання його бізнесу. Наприклад, можна відстежувати присутність персоналу на роботі, чим займається співробітник, як часто відлучається, до якої інформації він намагається отримати доступ, які завдання виконує, що він робить в інтернеті.
Ще важливо враховувати, що з початку пандемії багато співробітників перейшли на віддалену роботу. Контролювати їх набагато складніше, тому що ви не бачите, чим вони займаються.
Отже, як організувати контроль роботи віддалених співробітників і співробітників, що працюють в офісі? Які інструменти є в розпорядженні роботодавців?
- Звіти
Звіти та планерки, як не дивно, можуть підвищити ефективність роботи персоналу. Адже їм необхідно повідомити про результати роботи: що було зроблено, які були помилки, як їх виправили, які результати принесли ті чи інші дії. А для того, щоб щось розповісти, потрібно щось зробити. Тому хоче співробітник чи ні, йому доведеться трохи попрацювати.
Регулярна звітність може внести свій вклад в ефективність роботи співробітника. Важливо не переборщити з цим, щоб робота персоналу не нагадувала постійне складання звітів.
- Відеоспостереження
Цей метод використовується практично скрізь. Якщо підприємство або компанія почали свою роботу не два дні тому, а давно присутні на ринку, то швидше за все вони вже користуються всіма плюсами, які дає відеоспостереження. Воно дозволяє оптимізувати роботу персоналу, спостерігати за переміщеннями співробітників, відстежувати порушення і т.д.
Проте, у камер відеоспостереження є «сліпі зони». Співробітник може сховатися за ширмою, і ви не зрозумієте, чим він там займається. Він з однаковим успіхом може як виконувати свою роботу, так і розкладати «Пасьянс».
До того ж цей метод не допоможе, коли справа стосується віддалених співробітників.
- KPI
KPI (Key Performance Indicator) в цифрах показує успіхи співробітника. З його допомогою можна відповісти на питання: який результат був досягнутий? скільки ресурсів було витрачено? відповідає результат витраченим ресурсам чи ні? KPI також впливає на бонуси, які співробітник отримає додатково до зарплати. У нього з'являється можливість впливати на свій дохід.
Вважається, що KPI допомагає співробітникам зрозуміти, як їм принести більше користі компанії. Це відбувається, тому що компанія прописує всі можливі завдання співробітника і суму, яку він може отримати понад зарплату за виконання певного завдання.
KPI хороший тим, що з його допомогою можна впливати на роботу як офісних співробітників, так і тих, хто працює віддалено. Адже все зводиться до результатів роботи.
Недолік цієї системи в тому, що часто особистий KPI залежить від KPI всього персоналу. Помилка одного фахівця може коштувати надбавки багатьом. Це може нашкодити відносинам в колективі або спровокувати звільнення співробітників. Якщо людина буде бачити, що не встигає за колективом, у нього може знизитися мотивація працювати далі.
- Спеціальне ПО
Вищеописані методи часто більше підходять для співробітників, які працюють в магазині або на виробництві. Однак у багатьох робота пов'язана з комп'ютером. Не всяка відеокамера може показати, що зображено на моніторі фахівця. Для таких випадків розроблені спеціальні програми.
Існує ПО для різних цілей: для обліку робочого часу, забезпечення безпеки конфіденційних даних, відстеження дій співробітника в інтернеті, його комунікацій з колегами, ефективності його комунікацій з клієнтами, використання ним ресурсів компанії і т.д.
Однак, щоб все було по закону, потрібно повідомити співробітників, що їх дії будуть відслідковані за допомогою програми, і підписати з ними угоду на це.
Завдяки таким програмам керівник завжди буде в курсі, чим зайняті підлеглі. Він зможе побачити, скільки часу вони присвятили реальним завданням, скільки - своїх особистих справах. Він буде контролювати доступ до мережі компанії як з боку співробітників, так і з боку неавторизованих осіб.
Недолік такого ПО в тому, що воно часто викликає у людей стрес і неприємні емоції. А це позначається на їх ефективності, ставлення до компанії та результати роботи.
Аналітичний відділ компанії Falcongaze розповів про найпоширеніші методи контролю співробітників. Важливо розуміти особливості свого бізнесу, щоб вибрати методи, які підійдуть саме вам.