Как повысить эффективность работы сотрудников?

По статистике, среднестатистический сотрудник отвлекается от работы каждые 3 минуты, однако такие мини-перерывы вполне полезны и помогают мыслить яснее. Проблема появляется, когда не удаётся быстро восстановить фокус, а обычно это занимает 20-25 минут – такие паузы замедляют работу и сильно влияют на продуктивность.

Что отвлекает сотрудников?

  1. Частые перекуры/перекусы
  2. Мультизадачность
  3. Гаджеты
  4. Коллеги
  5. Плохой интернет

Как руководству повысить эффективность работы сотрудников?

Использовать специальные системы контроля работы сотрудников. DLP-системы (от анг. data leak prevention – предотвращение утечки данных) очень помогают не только не допустить утечки конфиденциальной информации, но и оценить и проконтролировать активность и лояльность сотрудников.
Разберёмся на примере DLP SecureTower от Falcongaze. SecureTower контролирует и запоминает все действия на компьютере сотрудника, позволяет детально рассмотреть все, чем занимались сотрудники на компьютере в течение рабочего дня. Система показывает время начала и окончания работы, время простоя. Какими программами пользовался, какие веб-ресурсы посещал, с кем коммуницировал, какие файлы пересылал. Таким образом, сотрудники отдают себе отчёт в том, что руководитель может в любой момент проверить выполнение задач, и это провоцирует их работать старательнее.

Помимо контроля работы и лояльности сотрудников, SecureTower может помочь менеджменту компании понять, как оптимизировать работу команды, а службе безопасности компании – как выявлять мошенников и нелояльных сотрудников.

Как видим, DLP-система – это крайне удобное программное решение для мониторинга работы и сохранения безопасности данных. SecureTower, например, отвечает за
- изменение и удаление данных;
- веб-трафик;
- коммуникацию персонала между собой и с неавторизированными пользователями;
- подключение съёмных устройств;
- веб-камеры и микрофоны;
- файлы, отправляемые на печать и т.д.

Чтобы сотрудники меньше отвлекались, руководству следует установить определённые часы перерывов/личного времени сотрудников. Например, обеденное время + несколько десятиминутных перерывов на отдых в течение рабочего дня. Исследования показывают, что мозгу легче сконцентрироваться, когда мы знаем, что задача конечна по времени и через n-ное количество минут точно можно будет отдохнуть.

Внедрить системы целей и ключевых показателей KPI  (англ. Key Performance Indicators, KPI) — это числовые показатели деятельности, которые помогают измерить степень достижения целей или оптимальности процесса, а именно: результативность и эффективность в цифрах). Система KPI помогает определить ключевые параметры эффективности и подразумевает достижение цели предприятия за счёт выполнения плана каждым сотрудником, в KPI рассматриваются целевые, процессные, проектные показатели внешней среды.

Обеспечить отдельное рабочее место. Сотрудники, работающие в непосредственной близости от коллег отвлекаются на 29% больше, поэтому важно обеспечить дистанцию между рабочими местами таким образом, чтобы можно было избежать нежелательных контактов с коллегами и сконцентрироваться на своей работе. Конечно, свой кабинет – это лучшее решение, однако не все компании могут выделить каждому члену команды отдельную комнату, но иметь комфортный рабочий стол, компьютер с перегородкой – критически важно.

Внедрить мотивационную систему – лучшие сотрудники должны иметь стимулирующие бонусы, которые будут побуждать их продолжать работать качественно, перевыполняя план. Основными мотивационными мероприятиями считается выплата премий и бонусов. Такая система повышает работоспособность персонала и каждый будет стремиться проявить себя наилучшим образом.

Как оценить эффективность работы сотрудников?

Расчёт показателей эффективности производится комплексно:

-анализируется объём выполненной работы;
- сложность поставленных задач;
- особенности выполняемых обязанностей;
- полученные результаты.

У каждой должности свои критерии оценки, но они обязательно должны быть:
- достижимыми;
- обоснованными;
- мотивирующими;
- соответствующими содержанию работы;
- гибкими и адаптивными.

Работу творческих людей сложно контролировать и нормировать, её можно оценивать лишь по результату. А вот работу специалистов, у которых операции циклически повторяются, можно нормировать, для этого производится аудит рабочего времени.

DLP-система SecureTower

  • Защита от утечек данных
  • Контроль эффективности и лояльности персонала
  • Выявление потенциально опасных сотрудников (анализ рисков)
  • Ведение архива бизнес-коммуникаций