Учёт рабочего времени и система учёта рабочего времени (СУРВ)

Обязанность вести учёт рабочего времени, фактически отработанного каждым работником, установлена в ч. 4 ст. 91 ТК РФ. При выявлении нарушения этой обязанности трудовая инспекция может возложить административную ответственность на должностных лиц организации. Безусловно, руководитель не занимается данным видом работ самостоятельно: для выполнения соответствующего контроля в штатных структурах организаций существуют специальные сотрудники или подразделения. Однако каждому руководителю нужно иметь общее представление о том, из чего состоит рабочее время, как его можно учитывать и какие современные способы помогают организациям соблюдать образцовую трудовую дисциплину. Об этом – в статье специалистов аналитического центра Falcongaze SecureTower.

Рабочее время: определение, виды и способы учёта

Рассмотрим понятие «рабочее время». В него входит время работы и время перерывов.

Время работы – это время, которое затрачивается на выполнение должностных обязанностей. Однако в него входит не только время, затраченное непосредственно на труд. Оно состоит из:

• времени подготовки к работе и времени, которое связано с окончанием работы;
• оперативного времени, где основное время – это время, которое затрачивается именно на выполнение трудовых обязанностей, а вспомогательное время – время, затрачиваемое на дополнительные действия, которые обеспечивают выполнение трудовых обязанностей;
• времени обслуживания рабочего места.

Время перерывов – это время, которое затрачивается на регламентированные и нерегламентированные перерывы.

В Схеме 1 представлена иерархия и взаимосвязь понятий, которые имеют отношение к понятию «рабочее время».

Схема 1

Система рабочего времени

 

Виды учёта рабочего времени

Вид учёта рабочего времени зависит от учётного периода, выбранного в организации, структурном подразделении или применяемого к той или иной штатной единице. Он устанавливается во внутреннем документе организации – Правилах внутреннего распорядка. Существуют:

• Подённый учёт рабочего времени. В этом случае учётный период – один рабочий день. Его используют при равной продолжительности ежедневной работы.
• Недельный учёт рабочего времени. В этом случае учётный период – одна рабочая неделя, за которую общее количество часов не превышает установленной трудовым законодательством максимальной продолжительности рабочего времени. Его используют в ситуациях, при которых рабочие дни или рабочие смены длятся разное количество времени.
• Суммированный учёт рабочего времени. В этом случае учётный период – месяц, квартал и т.д. в рамках года). Его используют в особых ситуациях, чаще всего учитывая характер и условия занятости.
• Работа в выходной день. Один из нестандартных типов учета рабочего времени. Используется для суммирования времени, потраченного на работу в выходные или официальные праздничные дни. Как правило оплачивается в двойном размере, если работа в выходные не оговорена заранее в режиме работы сотрудника (например, 2/2, 4/4, тогда работа в выходной считается по стандартной ставке).
• Работа в ночное время. Также один из вариантов нестандартных типов графика работы сотрудников. Ночным временем согласно Статьи 96 ТК РФ «Работа в ночное время» считается период работы с 22:00 до 6:00. При этом стандартный рабочий день «в ночь» сокращается на один час, без последующей отработки.
• Сверхурочная работа – это весь период времени, который сотрудник посвящает дополнительному выполнению трудовых обязанностей свыше отработанных в рабочий день часов. При этом согласно Статьи 99 ТК РФ «Сверхурочная работа» установлены ограничения на продолжительность переработок: не более 4 часов в течении 2-х дней подряд, и не более 120 часов в год.

Способы учёта рабочего времени

Рассмотрим некоторые способы учёта рабочего времени.

• Учёт рабочего времени на основании отметок о прибытии/убытии в специальной форме (табеле, журнале учёта и пр.). Такой способ учёта – один из самых распространённых. Сегодня он трансформировался и интегрируется с более сложными системами. Например, время считывается при использовании карточки, жетона или другого устройства-идентификатора и фиксируется в системе контроля и управления доступом (СКУД). Ещё один пример совершенствования такого способа учёта рабочего времени – реализация соответствующего функционала в CRM-системе Битрикс24.
• Учёт рабочего времени на основании принятых нормативов. Этот способ используется в случаях, если в организации или на предприятии установлены нормы времени, за которые должна выполняться та или иная операция.
• Учёт рабочего времени на основании фото- и/или видеоотчётов рабочего дня. Часто этот способ используется на опасных производствах, в кассовых отделениях банков и пунктах обмена валюты, ювелирных магазинах и других рабочих местах с повышенным риском или опасностью.
• Биометрический учет рабочего времени и учет рабочего времени по лицам. Для использования такого учета устанавливаются дополнительные приборы сканирования и идентификации личности по его биологическим особенностям (сканирование отпечатков пальцев, сетчатки глаза, физиологических особенностей лица и так далее). Применяется для опасных производств, для разграничения зоны доступа для различных уровней сотрудников, на высокотехнологичных предприятиях и так далее.
• Бухгалтерские программы учета рабочего времени. Как правило модуль учета рабочего времени в бухгалтерских программах стоит в общем комплексе функций такого ПО, вместе с ведением бухгалтерского и налогового учета, расчётом заработной платы, кадровым, складским учетом, учетом материалов и ОС, ведением отчетности и другими услугами.
• CRM (Customer Relationship Management или управление взаимоотношениями с клиентами). Само название таких программ говорит за себя, это сервисы для максимизации прозрачности и доступности всего объема информации о взаимоотношениях клиент-компания, в том числе отслеживания полного цикла взаимоотношений с представителями компании (работниками). Полноценный тайминг, планирование и аудит рабочего времени. Стали особо актуальны в последние пять лет из-за роста объемов удаленного доступа сотрудников. Известным примером является ПО Битрикс24.
• DLP (Data Loss Prevention или предотвращение потери данных). Это специализированные системы мониторинга информации внутри периметра организации. DLP-системы обеспечивают полноценную защиту данных от воздействия субъектов внутри контура защиты, и сюда, конечно, входят сотрудники. В таких системах реализовывается отдельный модуль мониторинга поведения, эффективности и учета рабочего времени. При этом учет ведется не линейно по времени, а идет в полном разрезе затрат рабочего времени на целевые задачи и на простои, с возможностью аналитики нецелевых временных затрат и мониторингом в поведения сотрудника в периоде. Подробнее можно познакомиться с DLP-системой на сайте Falcongaze SecureTower. 

С учётом распространения и законодательного закрепления в ТК РФ дистанционного (удалённого) и гибридного (комбинированного) режимов работы следить за соблюдением трудовой дисциплины стало сложнее. В связи с этим популярным видом контроля за рабочим временем стало использование скриншотов рабочего стола сотрудника. Работодатель может внедрить подобную систему контроля в своей организации с использованием специального программного обеспечения, которое устанавливается на рабочий компьютер сотрудника, настраивается на автоматическое создание скриншотов. Также такое ПО способно анализировать данные и формировать необходимые отчёты автоматически. Данный функционал присутствует также и в DLP (data leak prevention – предотвращение утечек информации). Подробнее об этом читайте в разделе «Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ».

Ручной и автоматизированный учёт рабочего времени

Существует два вида учёта рабочего времени:

• ручной;
• автоматизированный.

При учёте рабочего времени общий алгоритм действий сотрудников, которые задействованы в этом процессе, отображён в Схеме 2.

Схема 2

Учёт рабочего времени: алгоритм действий

 

В современных условиях ведения бизнеса слишком дорого использовать ручной труд там, где можно применить автоматизированные технологии и специальное программное обеспечение. При его использовании выполнение всех шагов из Схемы 2 происходит практически автоматически и гораздо быстрее, человек в такой системе выполняет функцию оператора генерации данных.

Кроме экономически невыгодной траты ресурсов, существуют и другие проблемы неавтоматизированного учёта рабочего времени:

1. Невозможность получить данные в реальном времени, длительное ожидание результатов ручной обработки данных.
2. Риск недостоверности фиксируемой учётной информации. Эта проблема возникает в связи с тем, что при неавтоматизированном процессе учёта рабочего времени данные в формы или журналы фиксации вносит человек. Это может быть как сам работник, так и лицо, отвечающее за процесс учёта. В таком случае невозможно гарантировать правильность и безошибочность данных, внесённых, например, в табель учёта рабочего времени. Человек может либо ошибиться и неосознанно указать неправильные сведения, либо умышленно сообщать не соответствующую действительности информацию.
3. Риск недостаточности доказательств при рассмотрении трудовых споров. Работодателю крайне важно иметь серьёзные доказательства, которые будут служить весомыми основаниями для, например, замечания о нарушении трудовой дисциплины, выговора или увольнения по причине прогула. Кроме этого, даже при ведении табеля учёта рабочего времени по унифицированной форме, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (формы № Т-12 или № Т-13), документ будет иметь юридическую силу лишь в случае, если на нём будут присутствовать все необходимые реквизиты, оформленные в соответствии с нормативными правилами делопроизводства.
4. Низкое качество контроля за соблюдением рабочего процесса. Практически любая компания стремится направить все силы для обеспечения продуктивной работы сначала ключевых бизнес-процессов, от которых напрямую зависит прибыль. В такой ситуации процесс учёта рабочего времени зачастую остаётся без должного внимания. Отсутствие ресурсов, которые необходимы для учёта рабочего времени, может привести не только к производственным, но и законодательным проблемам.

 

Методы автоматического контроля и учёта рабочего времени

Существует ряд методов автоматического контроля и учёта рабочего времени, которые реализованы в самостоятельных СУРВ или в других системах, содержащих основной функционал СУРВ. Рассмотрим наиболее известные из них (Схема 3).

1. СУРВ, основанные на принципе работы RFID-меток. Чаще всего такие СУРВ интегрированы в системы идентификации и контроля доступа. Представляют собой считыватели, которые встроены в электронные замки, турникеты и т.д. Система способна анализировать и хранить в своей базе данных информацию о местоположении сотрудника. К минусам таких систем относятся сложности работы элементов системы из-за несовместимости с обновляемым программным обеспечением.
2. Биометрические СУРВ. В основе таких систем также лежат RFID-метки (radio frequency identification – радиочастотная идентификация), однако заменой считывателей являются сканеры лица, отпечатков пальцев, сетчатки глаза и т.д. Считается, что такая система надёжнее, так как обмануть считыватели намного сложнее. В то же время не следует исключать и серьёзных минусов таких систем: они очень дорогие.
3. СУРВ с видеофиксацией. Сегодня это очень распространённый метод автоматического контроля и учёта рабочего времени, его используют многие предприятия и компании. К однозначному плюсу выбора такого варианта СУРВ относятся небольшие затраты на вычислительные мощности, то есть низкая себестоимость. К минусам можно отнести зачастую низкое качество распознавания и лёгкую подделку достоверности.
4. СУРВ в RTLS. Расширенный функционал RTLS-систем (real-time locating system – система локального позиционирования в режиме реального времени) может не только отслеживать местоположение работников в реальном времени, но и выполнять функции учёта рабочего времени. Такой тип учёта имеет множество плюсов, особенно при интеграции с системой видеонаблюдения. К минусам таких систем относится их высокая стоимость и сложная интеграция в инфраструктуру организации.
5. СУРВ как элемент ПО. Один из самых распространённых методов автоматического контроля и учёта рабочего времени сотрудников, которые работают в офисах и удалённо. К однозначным плюсам таких систем можно отнести недорогую стоимость, постоянную поддержку и обновление ПО, минимальные технические требования, лёгкую и быструю интеграцию. К примеру, определённый функционал СУРВ может быть реализован в таком ПО, как DLP (data leak prevention – предотвращение утечек информации).

Работодатель, приобретая систему защиты от утечек данных, одновременно получает и систему контроля и учёта рабочего времени. Стоит отметить, что не все DLP способны качественно обрабатывать данные, связанные с учётом рабочего времени и его распределением, и создавать соответствующую документацию. Для того, чтобы изучить расширенные функции контроля и учёта рабочего времени DLP-системы Falcongaze SecureTower, перейдите к разделу «Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ».

Схема 3

Виды СУРВ

 

Как внедрить СУРВ в инфраструктуру организации?

Реализация идеи по внедрению СУРВ в организации состоит из предподготовки и ряда этапов.

Что нужно выполнить перед закупкой и внедрением СУРВ?

1. Определить персональные задачи внедрения СУРВ и выбрать систему. Они могут быть как общими (автоматизировать учёт рабочего времени удалённых работников, усилить контроль за их трудовой дисциплиной и т.д.), так и частными, конкретными (контроль за дорогим оборудованием, станками, инструментом, оснасткой и т.д.). Список задач будет напрямую влиять на анализ рынка поставщиков и, соответственно на выбор самой СУРВ или её аналога. Рекомендуем составить обоснование выбора оптимального варианта в письменно виде, чтобы ускорить процесс согласования.
2. Составить, согласовать и утвердить план мероприятий по внедрению системы. Такой план должен содержать наименование всех необходимых работ и сроки их исполнения. Также в документе должны быть зафиксированы список лиц, которые будут нести ответственность за реализацию каждого этапа.
3. Заключить договор поставки и внедрения системы в инфраструктуру организации. На этом этапе рекомендуем согласовать уже составленный план работ с представителями заказчика и внести изменения, если это потребуется.

Этапы внедрения и интеграции СУРВ в инфраструктуру организации:

1. Выполнить подготовку коммуникаций и территории для монтажа системы. В список работ на этом этапе может входить, например, определение размещения проходных и расчёт необходимого количества турникетов.
2. Выполнить установку и монтаж автоматизированной системы, проверить работоспособность оборудования и ПО.
3. Определить тестовый период работы системы. Выявить необходимость интеграции системы с другими системами организации. Определить состав специалистов, необходимых для обслуживания и поддержания системы в рабочем состоянии.
4. Начать формирование базы данных СУРВ с информацией о сотрудниках и графиках, которые используются в организации. Определить порядок внесения в систему возникающих запланированных отклонений (отпуск, командировки, больничные и т.д.). Определить перечень автоматического создания необходимой отчётности.
5. Распланировать и начать проведение необходимых инструктажей и, если необходимо, организовать выдачу идентификаторов (например, электронных пропусков).
6. Проанализировать принципы работы СУРВ во время тестового периода. На основе анализа составить и закрепить правила работы СУРВ во внутренних документах организации.
7. Настроить отображение в отчётных документах системы всех необходимых реквизитов. При необходимости – утвердить шаблоны генерируемой СУРВ отчётной документации.

Обоснованность внедрения СУРВ. Альтернативы СУРВ

Внедрение системы учёта рабочего времени в компанию – большая и комплексная задача. Она помогает:

• упорядочить контроль доступа;
• обеспечить безопасность работников и активов компании;
• систематизировать управление доступом сотрудников;
• повысить качество учета рабочего времени и времени простоя;
• повысить дисциплину труда, сократить опоздания;
• автоматизировать расчеты, связанные с учётом рабочего времени и заработной платой, а также подготовку соответствующих отчётов.

Несмотря на большое количество преимуществ не всем организациям подойдёт СУРВ для учёта и контроля за рабочим временем. Объясним, почему СУРВ может не подойти:

• необходимо выделить существенные и часто необоснованные затраты на покупку и внедрение СУРВ;
• важно предусматривать дополнительные затраты на обновление, обслуживание или ремонт;
• придётся нанять специалистов, которые будут обеспечивать работу СУРВ, а также поручить некоторые новые обязанности нынешним сотрудникам;
• большое количество дополнительных и не всегда нужных функций;
• невозможно контролировать рабочее время удалённых (дистанционных) сотрудников и/или сотрудников с гибридным (комбинированным) режимом работы.

Все необходимые функции контроля и учёта рабочего времени, которые помогут сэкономить денежные средства и построить высокий уровень трудовой дисциплины даже при наличии в штате сотрудников, работающих удалённо, представлены в DLP Falcongaze SecureTower (Схема 4).

Схема 4

Возможности СУРВ, которые способна обеспечить DLP

Рассмотрите DLP в качестве более лёгкой и гибкой альтернативы СКУД. Более того, DLP Falcongaze SecureTower поможет решить задачи по сохранности информационных активов, устранить риски внезапной утечки конфиденциальной корпоративной информации и обезвредить инсайдеров, которые могут проникнуть во внутренний периметр компании.

Используйте возможность протестировать DLP Falcongaze SecureTower бесплатно в течение 30 дней. По результатам тестового периода вы получите подготовленную системой информацию, которую вы сможете использовать для совершенствования работы своей компании.