Контроль рабочего времени
Целью контроля рабочего времени на предприятиях является повышение эффективности труда.
Если мы говорим о масштабном развертывании системы контроля рабочего времени в организации, то, как правило, подразумеваем системы контроля и управления доступом (СКУД). Это программно-аппаратные комплексы, которые контролируют движение объектов (людей, транспорта) через входы и выходы предприятий. Такая система состоит из множества элементов — специального оборудования и программного обеспечения для него.
Оборудование может представлять собой турникеты, ворота, шлагбаумы, электронные замки, камеры, сканеры. В организациях с наиболее серьезными требованиями к безопасности, на режимных объектах, могут устанавливаться шлюзовые кабины. Сотрудник, чтобы войти на территорию предприятия или попасть в какую-то зону на его территории, должен предъявить пропуск или электронный ключ, или другим предусмотренным способом авторизоваться. К примеру, может потребоваться сканирование сетчатки глаза, лица или отпечатка пальца.
Система идентифицирует сотрудника и вносит в базу данных информацию о том, кто, куда и в какое время проходит. Для обработки и хранения таких данных используется специальное ПО. Это основной принцип работы всех таких систем.
Другие решения для контроля рабочего времени
СКУД — не единственный способ контролировать рабочее время сотрудников. Далеко не все предприятия нуждаются в такой довольно сложной и масштабной системе. Есть решения более простые, представляющие собой только программные средства.
К примеру, многие компании используют корпоративные порталы, вроде Битрикса. Сотрудник, начиная рабочий день, заходит в свой аккаунт, и тем самым автоматически запускает отсчет рабочего времени. В конце он завершает рабочий день, и программа регистрирует время начала, конца и продолжительность рабочего дня.
Тайм-трекеры
Тайм-трекеры — целый класс инструментов для контроля рабочего времени. Они позволяют регистрировать время, затраченное сотрудниками на задачи. К примеру, упомянутый выше в Битриксе отсчет времени, проведенного сотрудником на работе — это частный случай реализации тайм-трекера.
Некоторые программные решения совмещают трекинг времени с инструментами приоритизации и управления задачами. Такими программами, например, являются BPM-системы.
DLP-система как инструмент контроля рабочего времени
Инструментом контроля рабочего времени также может быть DLP-система. Она фиксирует время включения и выключения компьютера, а также отслеживает запускаемые программы. Это значит, что она позволяет не только увидеть, с какого по какое время сотрудник работал за компьютером, но и удостовериться, что он не потратил половину этого времени на онлайн игры.
Такой инструмент отслеживания рабочего времени отлично подходит для контроля эффективности офисных сотрудников. К тому же ничто не мешает применять ее в комплексе с другими решениями, к примеру, теми же СКУД.
Преимущество DLP-системы в том, что она позволяет не только собирать всю информацию о деятельности сотрудников за компьютерами, но и делает это в соответствии с предписанными правилами — политиками безопасности. Это значительно облегчает работу. К примеру, если система собирает информацию с компьютеров сотни сотрудников, то просмотреть все собранное даже за день будет как минимум очень сложно и затратно по времени. Систему же можно настроить на то, чтобы она сигнализировала только при нарушении определенных правил: запуск игр и любых других программ, которые не нужны для работы, переходы на определенные сайты и т.д. Это позволит обращать внимание только на подозрительные события и не тратить время на рутинный пересмотр огромного количества информации.
Также DLP-система позволяет строить отчеты и визуализировать информацию об использовании сотрудниками рабочего времени. Отчеты позволяют видеть картину в целом и получать сводную информацию.
Организация контроля рабочего времени — творческая задача, которая стоит перед каждой компанией. Даже при наличии большого количества лучших практик и цифровых инструментов, систему управления нужно выстраивать для каждого отдельного случая с нуля. Сложная задача — сохранить баланс между контролем ради повышения эффективности и предоставлением определенной свободы, чтобы сотрудники не чувствовали себя под давлением, развивались и проявляли лучшие качества. Поэтому даже самые качественные инструменты лишь помогают реализовывать управленческие решения, ответственность за которые лежит на руководстве.