Как контролировать своих сотрудников?
Когда работодатель заботится о своем бизнесе, он стремится набирать эффективных сотрудников. Ему важно, чтобы они занимались делом на рабочем месте, а не играли в игры, переписывались с друзьями или читали статьи не по делу. Поэтому руководитель старается контролировать своих сотрудников и их деятельность во время работы.
Если этого не делать, компания может потерпеть огромные убытки. Некоторые сотрудники просто не заинтересованы в своей работе, некоторые, возможно, выгорели и не в состоянии организовать свою деятельность, у кого-то проблемы в личной жизни – и это сказывается на работе. Перечислять причины можно бесконечно.
Тем не менее, если руководителю важен его бизнес, ему нужно знать, как он может контролировать своих сотрудников. Это может решить множество проблем, но самая главная — это своевременное выявление тех, кто только создает видимость активной деятельности.
Какие методы контроля работы сотрудников может использовать руководитель?
Для начала важно исходить из того, что виды контроля бывают разные. Руководителю необходимо понимать, какой именно вид контроля нужен под задачи его бизнеса. Например, можно отслеживать присутствие персонала на работе, чем занимается сотрудник, как часто отлучается, к какой информации он пытается получить доступ, какие задачи выполняет, что он делает в интернете.
Еще важно учитывать, что с начала пандемии многие сотрудники перешли на удаленную работу. Контролировать их намного сложнее, так как вы не видите, чем они занимаются.
Итак, как организовать контроль работы удаленных сотрудников и сотрудников, работающих в офисе? Какие инструменты есть в распоряжении работодателей?
- Отчеты
Отчеты и планерки, как ни странно, могут повысить эффективность работы персонала. Ведь им необходимо сообщить о результатах работы: что было сделано, какие были ошибки, как их исправили, какие результаты принесли те или иные действия. А для того, чтобы что-то рассказать, нужно что-то сделать. Поэтому хочет сотрудник или нет, ему придется немного поработать.
Регулярная отчетность может внести свой вклад в эффективность работы сотрудника. Важно не переборщить с этим, чтобы работа персонала не напоминала постоянное составление отчетов.
- Видеонаблюдение
Этот метод используется практически везде. Если предприятие или компания начали свою работу не два дня назад, а давно присутствуют на рынке, то скорее всего они уже пользуются всеми плюсами, которые дает видеонаблюдение. Оно позволяет оптимизировать работу персонала, наблюдать за перемещениями сотрудников, отслеживать нарушения и т.д.
Тем не менее, у камер видеонаблюдения есть «слепые зоны». Сотрудник может спрятаться за ширмой, и вы не поймете, чем он там занимается. Он с одинаковым успехом может как выполнять свою работу, так и раскладывать «Пасьянс».
К тому же этот метод не поможет, когда дело касается удаленных сотрудников.
- KPI
KPI (Key Performance Indicator) в цифрах показывает успехи сотрудника. С его помощью можно ответить на вопросы: какой результат был достигнут? сколько ресурсов было затрачено? соответствует результат затраченным ресурсам или нет? KPI также влияет на бонусы, которые сотрудник получит вдобавок к зарплате. У него появляется возможность влиять на свой доход.
Считается, что KPI помогает сотрудникам понять, как им принести больше пользы компании. Это происходит, потому что компания прописывает все возможные задачи сотрудника и сумму, которую он может получить сверх зарплаты за выполнение определенной задачи.
KPI хорош тем, что с его помощью можно влиять на работу как офисных сотрудников, так и тех, кто работает удаленно. Ведь все сводится к результатам работы.
Недостаток этой системы в том, что часто личный KPI зависит от KPI всего персонала. Ошибка одного специалиста может стоить надбавки многим. Это может навредить отношениям в коллективе или спровоцировать увольнения сотрудников. Если человек будет видеть, что не успевает за коллективом, у него может снизиться мотивация работать дальше.
- Специальное ПО
Вышеописанные методы часто больше подходят для сотрудников, которые работают в магазине или на производстве. Однако у многих работа связана с компьютером. Не всякая видеокамера может показать, что изображено на мониторе специалиста. Для таких случаев разработаны специальные программы.
Существует ПО для разных целей: для учета рабочего времени, обеспечения безопасности конфиденциальных данных, отслеживания действий сотрудника в интернете, его коммуникаций с коллегами, эффективности его коммуникаций с клиентами, использования им ресурсов компании и т.д.
Однако, чтобы все было по закону, нужно уведомить сотрудников, что их действия будут отслежены с помощью программы, и подписать с ними соглашение на это.
Благодаря таким программам руководитель всегда будет в курсе, чем заняты подчиненные. Он сможет увидеть, сколько времени они посвятили реальным задачам, сколько – своим личным делам. Он будет контролировать доступ к сети компании как со стороны сотрудников, так и со стороны неавторизированных лиц.
Недостаток такого ПО в том, что оно часто вызывает у людей стресс и неприятные эмоции. А это сказывается на их эффективности, отношении к компании и результатах работы.
Аналитический отдел компании Falcongaze рассказал о самых распространенных методах контроля сотрудников. Важно понимать особенности своего бизнеса, чтобы выбрать методы, которые подойдут именно вам.